文章を書いたあとに、「少し読みにくい」「言い方が硬い」「もっと自然にしたい」と感じることがあります。
メール文、ブログ記事、仕事の説明文など、文章を書く場面は多くありますが、最初から読みやすく整った文章を書くのは意外と難しいものです。
そのようなときに使いやすいのがChatGPTです。
ChatGPTは、文章の下書きだけでなく、すでに書いた文章の言い換えや整理にも使えます。
ただし、「いい感じに直して」とだけ依頼すると、思った方向と違う文章になることがあります。
大切なのは、どのように整えてほしいのかを具体的に伝えることです。
この記事では、ChatGPTで文章を整える方法を、初心者向けに整理します。
メール文、ブログ記事、仕事文など、実務で使いやすい形を中心に解説します。
ChatGPTで文章を整えるとはどういうことか
ChatGPTで文章を整えるとは、すでにある文章を、目的に合わせて読みやすく調整することです。
たとえば、次のような修正があります。
- 読みにくい文章をわかりやすくする
- かたい文章を自然にする
- 長い文章を短くする
- 箇条書きを文章にする
- 文章を丁寧な表現にする
- 重複している内容を整理する
- 伝わりにくい部分を補う
文章をゼロから作るだけでなく、すでにある文章を整える用途でもChatGPTは使いやすいです。
特に、仕事やブログでは「内容はあるけれど、文章として整っていない」という場面がよくあります。
なお、ChatGPTを仕事全般でどう使えるのかを先に整理したい場合は、「ChatGPTで仕事を効率化する使い方｜初心者向けにできることを整理」も参考になります。
そのようなときは、いきなり完成文を作らせるよりも、まず自分の言葉でざっくり書き、それをChatGPTに整えてもらう方が進めやすくなります。
ChatGPTで整えやすい文章の種類
ChatGPTで整えやすい文章はいくつかあります。
ここでは、初心者でも使いやすい代表的な例を整理します。
メール文
メール文は、ChatGPTで整えやすい文章のひとつです。
仕事のメールでは、内容そのものよりも言い方に迷うことがあります。
たとえば、次のような場面です。
- 取引先に確認したい
- 日程を調整したい
- お礼を伝えたい
- 依頼をやわらかく伝えたい
- 断りの連絡を失礼なく送りたい
このようなときは、伝えたい内容を箇条書きで書いてから、ChatGPTにメール文として整えてもらうと使いやすいです。
依頼文の例は次の通りです。
「以下の内容をもとに、取引先へ送る丁寧なメール文に整えてください。堅すぎず、失礼のない自然な表現にしてください。」
メール文では、相手との関係性も大切です。
社内向けなのか、取引先向けなのか、初めて連絡する相手なのかを伝えると、文章の雰囲気が整いやすくなります。
ブログ記事
ブログ記事の本文を整えるときにも、ChatGPTは使えます。
ブログでは、わかりやすさと読みやすさが大切です。
文章が長すぎたり、同じ内容を繰り返していたりすると、読者が途中で離れてしまうことがあります。
たとえば、次のような依頼ができます。
「以下の文章を、ブログ記事の本文として読みやすく整えてください。初心者にもわかるように、1文を短めにしてください。」
ブログ記事では、読者が誰なのかを伝えることも重要です。
AI初心者向けなのか、WordPress初心者向けなのか、仕事で使いたい人向けなのかによって、説明の細かさが変わります。
ブログ本文を整えるときは、読者像も一緒に伝えましょう。
仕事の説明文
社内資料や業務説明文にも、ChatGPTは使えます。
仕事の文章では、わかりやすさだけでなく、誤解されにくいことも大切です。
たとえば、業務手順、依頼文、報告文、案内文などです。
このような文章では、次のように依頼できます。
「以下の文章を、社内向けの説明文としてわかりやすく整えてください。意味は変えずに、誤解されにくい表現にしてください。」
仕事文では、表現をきれいにするだけでなく、内容が正しいかも確認する必要があります。
特に、数字、日付、金額、契約内容、ルールに関する文章は、ChatGPTが整えたあとに必ず自分で確認しましょう。
メモや箇条書き
メモや箇条書きを文章にする使い方も便利です。
たとえば、頭の中にあることをざっと箇条書きにしてから、ChatGPTに整えてもらう方法です。
最初から文章として書こうとすると時間がかかります。
しかし、箇条書きなら短時間で入力できます。
たとえば、次のように依頼できます。
「以下の箇条書きを、読みやすい説明文に整えてください。内容の順番も自然になるように並べ替えてください。」
この使い方は、ブログ記事、メール、社内文書、マニュアル作成など、幅広く使えます。
まずは自分でメモを書き、それを文章化してもらう流れにすると、作業が進めやすくなります。
お知らせ文
サイトのお知らせ、社内連絡、案内文などもChatGPTで整えやすい文章です。
お知らせ文では、必要な情報を簡潔に伝えることが大切です。
たとえば、次のような情報です。
- 何のお知らせか
- いつから変わるのか
- 誰に関係するのか
- 何をしてほしいのか
- 問い合わせ先はどこか
依頼文の例は次の通りです。
「以下の内容をもとに、Webサイトに掲載するお知らせ文を作成してください。簡潔でわかりやすく、落ち着いた文体にしてください。」
お知らせ文では、必要以上に長くしないことも大切です。
伝えるべき情報を整理し、読み手がすぐに理解できる形に整えましょう。
文章を整えるときに伝えるべきこと
ChatGPTに文章を整えてもらうときは、ただ「直してください」と依頼するより、条件を伝えた方が使いやすい回答になります。
特に、次の4つを伝えると文章のズレが減ります。
誰に向けた文章か
まず、誰に向けた文章なのかを伝えます。
同じ内容でも、相手によって表現は変わります。
たとえば、社内向けの文章と取引先向けの文章では、丁寧さの度合いが違います。
ブログ記事でも、初心者向けなのか、ある程度知識がある人向けなのかで説明の深さが変わります。
依頼するときは、次のように書きます。
「読者はAI初心者です。」
「相手は取引先の担当者です。」
「社内向けの文章として使います。」
このように相手を指定すると、文章の雰囲気を合わせやすくなります。
どこで使う文章か
次に、その文章をどこで使うのかを伝えます。
メール、ブログ、社内資料、Webサイト、SNSなど、使う場所によって適した文章は変わります。
たとえば、ブログ記事では読みやすさが重要です。
一方で、社内資料では簡潔さや誤解の少なさが重要になります。
依頼文では、次のように伝えます。
「ブログ記事の本文として使います。」
「取引先へ送るメールとして使います。」
「Webサイトのお知らせ欄に掲載します。」
使う場所を伝えることで、ChatGPTが出力の形を合わせやすくなります。
どんな雰囲気にしたいか
文章の雰囲気も大切です。
たとえば、次のように指定できます。
- 丁寧だけど堅すぎない
- 初心者にもわかりやすい
- 落ち着いた実務的な文体
- 煽らない自然な表現
- 信頼感のある説明
- やわらかい表現
逆に、避けたい表現も指定できます。
「最強、絶対、誰でも簡単のような煽り表現は避けてください。」
「AIっぽい大げさな表現は避けてください。」
このように、希望する雰囲気と避けたい表現をセットで伝えると、文章の方向性が安定しやすくなります。
何を変えてほしくないか
文章を整えるときは、変えてほしくない部分も伝えましょう。
たとえば、次のようなものです。
- 意味は変えない
- 数字は変えない
- 固有名詞は変えない
- 事実関係は追加しない
- 文章量を大きく増やさない
ChatGPTに文章を整えてもらうと、読みやすくするために表現が変わることがあります。
そのため、重要な情報がある場合は、あらかじめ「意味は変えないでください」「数字は変更しないでください」と指定しておくと安心です。
そのまま使える依頼文の例
ここでは、文章を整えるときにそのまま使える依頼文をまとめます。
メール文を整えたい場合です。
「以下の内容をもとに、取引先へ送る丁寧なメール文に整えてください。堅すぎず、失礼のない自然な表現にしてください。件名と本文に分けてください。」
ブログ記事の本文を整えたい場合です。
「以下の文章を、ブログ記事の本文として読みやすく整えてください。読者は初心者です。専門用語はできるだけ避け、1文を短めにしてください。」
仕事の説明文を整えたい場合です。
「以下の文章を、社内向けの説明文としてわかりやすく整えてください。意味は変えずに、誤解されにくい表現にしてください。」
箇条書きを文章にしたい場合です。
「以下の箇条書きを、自然な説明文に整えてください。内容の順番も読みやすいように整理してください。」
文章を短くしたい場合です。
「以下の文章を、意味を変えずに半分くらいの長さにしてください。重要な情報は残してください。」
文章をやわらかくしたい場合です。
「以下の文章を、丁寧でやわらかい表現に整えてください。上から目線に見えないようにしてください。」
文章を実務的にしたい場合です。
「以下の文章を、落ち着いた実務メディアの文体に整えてください。煽り表現や大げさな表現は避けてください。」
このように、目的ごとの依頼文を持っておくと、毎回ゼロから考えずに済みます。
ChatGPTで文章を整えるときの注意点
ChatGPTで文章を整えるときは、便利さだけでなく注意点もあります。
まず、内容が正しいかは必ず確認しましょう。
ChatGPTが整えた文章は自然に見えますが、事実関係まで保証されるわけではありません。
特に、数字、日付、料金、規約、法律、医療、税務などに関する内容は注意が必要です。
次に、元の意味が変わっていないか確認します。
文章を読みやすくする過程で、ニュアンスが少し変わることがあります。
仕事のメールや説明文では、少しの表現の違いで相手の受け取り方が変わる場合があります。
最後に、機密情報や個人情報を入力しないことも大切です。
会社の内部情報、顧客情報、未公開情報などを扱う場合は、社内ルールを確認しましょう。
必要に応じて、名前や会社名を伏せる、内容を抽象化するなどの対応が必要です。
公開前・送信前に確認すること
ChatGPTで文章を整えたあと、すぐに送信・公開するのではなく、最後に確認しましょう。
確認したいポイントは次の通りです。
- 意味が変わっていないか
- 数字や日付が正しいか
- 相手に失礼な表現がないか
- 文章が長すぎないか
- 重要な情報が抜けていないか
- 不確かな情報を断定していないか
- 自分の言葉として違和感がないか
ブログ記事の場合は、見出し、本文、内部リンク、画像、メタディスクリプションも確認しましょう。
メールの場合は、宛先、件名、添付ファイル、敬称も忘れずに確認します。
ChatGPTで文章を整えると作業は楽になりますが、最後の確認は人間が行うことが大切です。
まとめ
ChatGPTは、文章をゼロから作るだけでなく、すでに書いた文章を整える用途にも使えます。
メール文、ブログ記事、仕事の説明文、メモ、お知らせ文など、日常的な文章作成の負担を減らしやすいです。
使うときは、ただ「直して」と依頼するのではなく、誰に向けた文章か、どこで使う文章か、どんな雰囲気にしたいか、何を変えてほしくないかを伝えることが大切です。
特に初心者は、次のような小さな作業から使うと取り入れやすくなります。
- メール文を丁寧にする
- ブログ本文を読みやすくする
- 箇条書きを文章にする
- 長い文章を短くする
- お知らせ文を整える
ChatGPTは、文章を自動で完成させるためだけの道具ではありません。
自分の考えや情報を、読み手に伝わりやすい形へ整えるための補助ツールとして使うと、仕事やブログ運営に取り入れやすくなります。
