朝、仕事を始めようとしているのに、なかなか手が動かない日があります。
やることはある。
むしろ、たくさんある。
でも、何から始めればいいのか決まらない。
メールを返すべきか。
資料を先に直すべきか。
昨日の続きからやるべきか。
それとも、今日中の仕事を先に片づけるべきか。
考えているうちに、時間だけが過ぎていく。
正直、朝からこれをやっているだけで疲れますよね。
仕事そのものに入る前に、すでに頭を使ってしまう感じです。
そんなときは、ChatGPTに「今日の作業計画」を一緒に作ってもらうと楽になります。
この記事では、今日やることが決まらない人向けに、ChatGPTを使って1日の作業計画を作る方法を紹介します。
先にタスクを洗い出したい場合は、こちらの記事が使いやすいです。
やることが多すぎて頭が散らかる人へ。ChatGPTでToDoを整理する方法
また、タスクの優先順位から整理したい場合は、前回の記事
仕事の優先順位が決められない人へ。ChatGPTでタスクの順番を整理する方法
もあわせて使えます。
今日やることが決まらないと、朝から手が止まる
1日の始まりに「今日は何をしよう」と考える時間は大切です。
でも、毎朝そこで悩みすぎると、仕事に入る前に疲れてしまいます。
特に、やることが多い日はこうなりがちです。
- どれも大事に見える
- どれも急ぎに見える
- すぐ終わりそうな仕事に逃げたくなる
- 重い仕事を後回しにしたくなる
- でも後回しにすると気になってしまう
頭の中だけで考えていると、タスクがどんどん大きく見えてきます。
本当は30分で終わる作業なのに、考えている間に1時間くらいの重さに感じることもあります。
これ、けっこうあります。
やることが多いほど、最初の一歩が重くなる
やることが少ない日は、あまり悩みません。
「これをやればいい」と分かりやすいからです。
でも、タスクが多い日は違います。
メール返信。
確認依頼。
資料修正。
会議準備。
昨日の残り。
今日中の対応。
できれば進めたい仕事。
こういうものが重なると、最初の一歩が重くなります。
「まず何をするか」を決めるだけで、時間がかかるんですよね。
しかも、忙しい日に限って細かい用事も入ってきます。
仕事だけでも頭がいっぱいなのに、家の用事や予定も気になる。
気合いで全部管理するには、ちょっと無理があります。
だからこそ、1日の作業計画は頭の中だけで作らない方がいいです。
一度、ChatGPTに出して見える形にする。
それだけで、かなり動きやすくなります。
1日の計画は完璧でなくていい
作業計画というと、きれいに時間割を作らないといけない気がします。
9時から10時はこれ。
10時から11時はこれ。
11時から12時はこれ。
もちろん、それが合う人もいます。
でも、実際の仕事はそんなにきれいに進まないことも多いです。
急な連絡が入る。
確認待ちになる。
思ったより時間がかかる。
途中で別件が入る。
だから、1日の計画は完璧でなくて大丈夫です。
大事なのは、きれいな予定表を作ることではありません。
「今日、何から始めるか」
「どこまでできれば十分か」
「後回しにしていいものは何か」
これが分かれば十分です。
完璧な計画ではなく、動き出すための計画を作る。
この考え方で進めると、かなり楽になります。
1日の作業計画を作る前に整理すること
ChatGPTに作業計画を作ってもらう前に、少しだけ情報を整理しておきます。
といっても、難しい準備はいりません。
見るポイントはこの3つです。
- 今日中に必要なタスク
- 今日使える時間
- 集中できる時間帯
この3つを入れるだけで、ChatGPTの出す計画がかなり現実的になります。
今日中に必要なタスクを出す
まずは、今日やる可能性があるタスクを出します。
きれいに整理しなくて大丈夫です。
たとえば、こんな感じです。
- A社にメール返信
- 午後の会議資料を確認
- 見積もりを見直す
- 〇〇さんに確認連絡
- 議事録をまとめる
- 明日の準備
- ブログ記事の下書き
- 社内への進捗共有
- 請求書の確認
- 溜まっているメモ整理
最初から順番を考えなくていいです。
むしろ、順番を考えながら書くと手が止まります。
まずは全部出す。
そのあとで整理する。
この順番が大事です。
ToDoの出し方で迷う場合は、先に
ChatGPTでToDoを整理する方法
を使って、頭の中のタスクを見える形にしておくとスムーズです。
使える時間を確認する
次に、今日使える時間を確認します。
ここを入れないと、ChatGPTは理想的な計画を作りがちです。
でも現実には、1日中ずっと作業できるわけではありません。
会議がある。
移動がある。
電話が入る。
家の用事がある。
集中できない時間帯もある。
だから、ChatGPTには「今日使える時間」を伝えます。
たとえば、
- 午前中に2時間使える
- 午後は細切れで1時間くらい
- 夕方は連絡対応が多い
- 今日は合計3時間くらいしか作業できない
- 30分のすき間時間が2回ある
このように、ざっくりで大丈夫です。
「今日は8時間あるはず」と思っていても、実際に集中して使える時間はもっと少ないことがあります。
ここを現実的に見るだけで、計画がかなり使いやすくなります。
集中できる時間帯を分ける
1日の作業計画を作るときは、時間の長さだけでなく、集中できる時間帯も大事です。
たとえば、朝の方が頭が働く人もいます。
逆に、午前中は連絡が多くて、午後の方が落ち着く人もいます。
集中できる時間には、重い仕事を入れる。
すき間時間には、軽い仕事を入れる。
連絡が多い時間には、返信や確認をまとめる。
このように分けると、1日の流れが自然になります。
たとえば、
- 午前：資料作成や考える仕事
- 昼前：メール返信や確認依頼
- 午後：会議、連絡、細かい作業
- 夕方：明日の準備、メモ整理
こんな感じです。
全部を同じ時間に詰め込むのではなく、仕事の重さに合わせて配置する。
これだけでも、かなり動きやすくなります。
ChatGPTで1日の作業計画を作る基本手順
ここからは、ChatGPTで1日の作業計画を作る流れです。
やることはシンプルです。
タスクを渡す。
条件を伝える。
時間帯に分けてもらう。
最後に自分で調整する。
この流れです。
タスクをまとめて渡す
まず、今日やる可能性があるタスクをChatGPTにまとめて渡します。
このとき、きれいな文章にする必要はありません。
箇条書きで十分です。
たとえば、
今日やる可能性があるタスクを以下に書きます。
これをもとに、1日の作業計画を作ってください。
このように伝えれば大丈夫です。
タスクが雑でも、ChatGPTが整理してくれます。
むしろ、最初から完璧にまとめようとしない方が続きます。
「とりあえず投げる」くらいでちょうどいいです。
優先順位を反映してもらう
次に、優先順位を反映してもらいます。
ただ並べてもらうだけだと、作業量や期限がうまく反映されないことがあります。
そこで、こう伝えます。
期限が近いもの、人に確認が必要なもの、影響が大きいものを優先して並べてください。
これだけで、計画の質が上がります。
特に、人に確認が必要なタスクは早めに出した方がいいです。
自分の作業はあとで進められても、人の返事はすぐには返ってこないことがあります。
先に確認依頼だけ出しておく。
その間に自分の作業を進める。
この流れが作れると、1日が止まりにくくなります。
優先順位そのものを整理したい場合は、
ChatGPTでタスクの順番を整理する方法
を先に使うと、より自然に作業計画へつなげられます。
午前・午後・すき間時間に分ける
1日の計画は、時間帯で分けると使いやすくなります。
細かく何時何分まで決めなくても大丈夫です。
まずは、
- 朝いち
- 午前中
- 昼前後
- 午後
- 夕方
- すき間時間
- 明日に回すもの
このくらいの分け方で十分です。
たとえば、
- 朝いち：確認依頼、返信
- 午前中：集中が必要な資料作成
- 午後：会議、連絡、軽めの作業
- 夕方：明日の準備、メモ整理
このように分けると、1日の流れが見えます。
大切なのは、計画を細かく作りすぎないことです。
細かすぎる計画は、少しズレただけで崩れます。
ざっくりでいい。
でも、順番は見える。
このくらいが一番使いやすいです。
そのまま使える作業計画プロンプト
ここからは、実際に使えるプロンプト例を紹介します。
そのまま貼り付けて使っても大丈夫です。
自分の仕事に合わせて、タスクや条件だけ入れ替えてください。
今日の作業計画を作るプロンプト
まずは、今日の作業計画を作る基本プロンプトです。
プロンプト例：
以下のタスクをもとに、今日の作業計画を作ってください。
条件：
・今日使える作業時間は合計3時間くらいです
・午前中に集中できる時間が1時間あります
・午後は連絡対応が増えます
・人に確認が必要なものは早めに出したいです
・全部を終わらせる前提ではなく、今日やるべきものに絞ってくださいタスク：
・A社にメール返信
・午後の会議資料を確認
・見積もりを見直す
・〇〇さんに確認連絡
・議事録をまとめる
・明日の準備
・社内への進捗共有
・請求書の確認出力形式：
・朝いちにやること
・午前中にやること
・午後にやること
・すき間時間にやること
・明日に回してよいこと
・今日の最低ライン
このプロンプトでは、「今日の最低ライン」を出してもらうのがポイントです。
最低ラインがあると、気持ちが楽になります。
全部できなくても、ここまでできればOK。
そう思えるだけで、1日の終わり方が変わります。
午前と午後に分けるプロンプト
次は、午前と午後で分けたいときのプロンプトです。
プロンプト例：
以下のタスクを、午前と午後に分けて作業計画にしてください。
条件：
・午前中は集中作業に使いたいです
・午後はメールや確認対応が多くなります
・15分以内で終わる軽い作業はまとめたいです
・重い仕事を1つは午前中に進めたいですタスク：
・資料作成
・A社にメール返信
・見積もり確認
・会議メモ整理
・〇〇さんへ確認依頼
・社内共有文の作成
・来週の予定調整出力形式：
・午前にやること
・午後にやること
・すき間時間でできること
・先に連絡だけしておくこと
・今日やらなくてもよいこと
午前と午後で分けると、1日の見通しが立ちやすくなります。
午前中に重い仕事を少し進めておくと、午後がかなり楽です。
午後はどうしても連絡や確認が増えがちです。
だから、集中が必要な作業を午後に詰め込みすぎない方がいいです。
時間が足りないときに削るプロンプト
予定を作ってみたものの、明らかに時間が足りない。
これもよくあります。
そういうときは、ChatGPTに「削る」判断を手伝ってもらいます。
プロンプト例：
以下の作業計画だと時間が足りなさそうです。
今日やるべきことと、明日以降に回してよいことを分けてください。条件：
・今日使える時間は2時間だけです
・お客様や社内の人を待たせているものは優先したいです
・明日でも問題ないものは後回しにしたいです
・今日の最低ラインを決めたいですタスク：
・A社にメール返信
・会議資料の修正
・見積もり確認
・議事録作成
・社内共有
・請求書確認
・来週の予定調整出力形式：
・今日必ずやること
・今日できればやること
・明日に回すこと
・先に連絡だけしておくこと
・2時間で進める順番
このプロンプトは、忙しい日にかなり使えます。
時間がない日は、頑張り方を考えるより、削り方を決めた方がいいです。
全部やろうとすると苦しくなります。
今日やることを絞る。
明日に回すものを決める。
先に連絡だけする。
それだけでも、仕事は止まりにくくなります。
ChatGPTで作った計画を使うときの確認ポイント
ChatGPTが作った計画は、そのまま使えることもあります。
でも、最後に自分で確認した方が安全です。
ChatGPTは便利ですが、自分の職場の空気や、今日の体調までは分かりません。
だから、次の3つを確認します。
詰め込みすぎていないか
まず見るのは、予定を詰め込みすぎていないかです。
ChatGPTがきれいに計画を作ってくれると、「これならできそう」と思うことがあります。
でも、実際には電話が入ったり、確認待ちになったり、思ったより時間がかかったりします。
だから、計画には余白が必要です。
少し少ないくらいで大丈夫です。
終わったら追加すればいい。
最初から詰め込みすぎるより、その方が気持ちも続きます。
特に、集中が必要な仕事は見積もりより長くかかることがあります。
「30分で終わるはず」が、気づいたら1時間。
よくあります。
だから、作業計画を見たら、
「これは本当に今日の自分にできる量か？」
と確認しましょう。
連絡や確認が先になっているか
次に、人への連絡や確認が先になっているかを見ます。
自分だけで完結する仕事なら、自分のタイミングで進められます。
でも、人の返事が必要な仕事は違います。
確認依頼を出すのが遅れると、その分だけ全体が遅れます。
たとえば、
- 上司に確認する
- お客様に返信する
- 社内の担当者に資料を依頼する
- 日程調整の連絡をする
- 判断待ちの件を投げる
こういうものは、早めに動かすと楽です。
作業そのものは後でもいい。
でも、ボールだけ先に渡す。
これを意識すると、1日の流れが止まりにくくなります。
予備時間があるか
最後に、予備時間があるかを確認します。
仕事は予定どおりに進まないことがあります。
急なメール。
電話。
ちょっとした修正。
予定外の確認。
思ったより時間がかかる作業。
こういうものが入る前提で、少し余白を作っておくと安心です。
予備時間といっても、長くなくて大丈夫です。
15分でもいいです。
30分あればかなり助かります。
計画を作るときに、ChatGPTへこう頼むのもおすすめです。
予定外の作業が入る前提で、余白を残した作業計画にしてください。
この一文を入れるだけで、かなり現実的な計画になります。
1日の作業計画でよくある失敗
ChatGPTで作業計画を作るときにも、よくある失敗があります。
ここを避けるだけで、計画がかなり使いやすくなります。
朝から重い仕事だけを入れてしまう
集中できる時間に重い仕事を入れるのは大切です。
でも、朝から重い仕事だけを並べると、最初の一歩が重くなりすぎることがあります。
たとえば、
- 重要な資料を作る
- 難しい文章を書く
- 数字を確認する
- 企画を考える
- マニュアルを作る
こういう仕事ばかりを朝に入れると、始める前から疲れます。
そんなときは、最初に軽い作業を1つ入れるのもありです。
メールを1本返す。
確認依頼を1つ出す。
資料を開いて必要な箇所だけ確認する。
小さく動き出してから、重い仕事に入る。
この方が、スムーズに進むことがあります。
予定を細かく作りすぎる
作業計画を細かく作りすぎるのも失敗しやすいです。
9:00〜9:15 メール返信
9:15〜9:45 資料確認
9:45〜10:00 連絡
10:00〜10:30 修正作業
こういう計画は、一見きれいです。
でも、少しズレると全部崩れます。
そして、崩れた瞬間にやる気も落ちます。
「もう予定どおりじゃないし、いいか」
となりやすいんですよね。
だから、最初はざっくりで十分です。
- 朝いち
- 午前
- 午後
- すき間時間
- 夕方
- 明日に回す
このくらいの分け方の方が、実際には使いやすいです。
計画どおりに進まないと失敗だと思ってしまう
作業計画は、予定どおりに進めるためだけのものではありません。
途中でズレたときに、戻る場所を作るためのものでもあります。
計画どおりに進まなかったから失敗。
そう考えると、計画を作ること自体がしんどくなります。
でも、仕事には予定外がつきものです。
大切なのは、ズレたあとに見直せることです。
たとえば、昼の時点でこう聞いてみるのもおすすめです。
午前中に予定がずれました。
残り時間で今日やるべきことを組み直してください。
ChatGPTは、こういう組み直しにも使えます。
朝に作った計画にこだわりすぎなくて大丈夫です。
その日の状況に合わせて、何度でも直せばいい。
計画は守るものというより、動きやすくするための道具です。
まとめ：今日の計画は、動き出すための地図でいい
今日やることが決まらないと、仕事に入る前から疲れます。
やることはある。
でも、順番が決まらない。
時間も限られている。
どれも大事に見える。
そんなときは、ChatGPTに1日の作業計画を作ってもらうと楽になります。
ポイントは、次の流れです。
- 今日やる可能性があるタスクを出す
- 今日使える時間を伝える
- 集中できる時間帯を伝える
- 人に確認が必要なものを早めに入れる
- 午前・午後・すき間時間に分ける
- 今日の最低ラインを決める
- 詰め込みすぎていないか確認する
1日の計画は、完璧な時間割でなくて大丈夫です。
むしろ、完璧にしようとすると続きません。
まずは、今日の最初の一歩が分かればいい。
次にやることが見えればいい。
今日やらなくていいことが分かればいい。
それだけで、かなり動きやすくなります。
計画は、自分を縛るものではありません。
頭の中で散らかった仕事を、少しだけ見える形にしてくれる地図のようなものです。
今日やることに迷ったら、まずはChatGPTにそのまま投げてみてください。
きれいにまとめなくて大丈夫です。
雑な箇条書きで十分です。
そこから、今日の動ける形に整えていけば大丈夫です。
