仕事をしていると、やること自体は見えているのに、なかなか動き出せないことがあります。
メールを返す。
資料を直す。
確認する。
連絡する。
今日中のものもある。
でも、できれば進めておきたいものもある。
そして、頭の中ではこうなります。
「どれからやればいいんだろう」
「全部大事な気がする」
「先にこれをやるべき？」
「いや、あっちの方が急ぎかも」
考えているうちに、時間だけが過ぎていく。
これ、地味にしんどいですよね。
ToDoリストを作るだけなら、まだできます。
でも、その次の「順番を決める」が意外と難しい。
この記事では、仕事の優先順位が決められない人向けに、ChatGPTを使ってタスクの順番を整理する方法を紹介します。
先にタスクを洗い出したい場合は、前回の記事
やることが多すぎて頭が散らかる人へ。ChatGPTでToDoを整理する方法
から進めると、今回の内容が使いやすくなります。
優先順位が決められないと、仕事は止まりやすい
仕事が進まないとき、原因は「やる気がないから」とは限りません。
むしろ、やることが多すぎて、どれから手をつけるか決められないだけのこともあります。
頭の中では動こうとしている。
でも、順番が決まらない。
だから、最初の一歩が出ない。
こういう状態です。
全部大事に見えると、何から始めるか分からなくなる
優先順位を決めるのが難しいのは、仕事にはいろいろな「大事」が混ざっているからです。
たとえば、
- 期限が近い仕事
- お客様に関係する仕事
- 上司や社内に確認が必要な仕事
- 自分で集中して進める仕事
- 早めにやった方が後で楽になる仕事
- すぐ終わるけれど、放置すると気になる仕事
こういうものが一緒に並んでいると、全部大事に見えます。
正直、全部に「大事です」と札がついているような感じです。
でも、全部を同時にはできません。
だから必要なのは、やる気を出すことよりも、まず「順番を決めること」です。
優先順位は気合いではなく整理で決める
優先順位というと、なんとなく判断力が必要そうに感じます。
もちろん判断は必要です。
でも、最初から自分だけで全部決めようとすると疲れます。
仕事だけでも頭がいっぱいなのに、家のことや細かい用事もあります。
若い頃みたいに、気合いで全部片づけるのがきつくなってくる日もあります。
だからこそ、ChatGPTを使って一度外に出します。
「これは急ぎ」
「これは重要」
「これは後回しでもよさそう」
「これは先に確認だけ出した方がいい」
このように整理してもらうだけで、かなり動きやすくなります。
優先順位は、頭の中でぐるぐる悩むものではありません。
見える形にしてから決めるものです。
仕事の優先順位を決める前に確認したいこと
ChatGPTにタスクの順番を決めてもらう前に、いくつか確認しておくと精度が上がります。
難しいことではありません。
見るポイントは、主にこの3つです。
- 期限
- 影響
- 自分で進められるかどうか
この3つを見るだけでも、優先順位はかなり決めやすくなります。
期限が近いものを確認する
まず確認したいのは期限です。
今日中なのか。
明日までなのか。
今週中でいいのか。
特に期限はないのか。
ここを分けないまま考えると、全部が急ぎに見えてきます。
たとえば、同じ「確認する」でも、
- 今日中に返事が必要な確認
- 今週中に見ればよい確認
- いつか見直したい確認
では、順番が変わります。
期限が近いものは、優先順位を上げる候補になります。
ただし、期限が近いだけで全部を最優先にするのも危険です。
すぐ終わるものなのか。
時間がかかるものなのか。
人の確認が必要なのか。
ここも一緒に見る必要があります。
影響が大きいものを確認する
次に見るのは、影響の大きさです。
影響が大きいタスクとは、放置すると他の人や後の仕事に影響するものです。
たとえば、
- お客様への返信
- 社内の判断待ちになっている確認
- 誰かの作業が止まっている依頼
- 明日の会議に必要な資料
- 締切が近い提出物
こういうものは、優先順位が高くなりやすいです。
逆に、自分だけが気になっている作業は、少し後にしても問題ないことがあります。
もちろん、自分の仕事も大事です。
でも、誰かの作業を止めているものは先に動かした方が、全体が進みやすくなります。
「自分が作業する時間」だけでなく、「人を待たせていないか」も見る。
ここが大事です。
自分で進められるものと確認待ちを分ける
仕事の優先順位を決めるときに見落としやすいのが、確認待ちのタスクです。
自分で手を動かせば終わるもの。
誰かに確認しないと進まないもの。
返事を待つ必要があるもの。
これらは、同じタスクに見えて進め方が違います。
たとえば、
- 自分で資料を直す
- 上司に確認する
- 取引先に返事をもらう
- 社内の担当者に資料を送ってもらう
この場合、先に確認や依頼を出しておいた方がいいことがあります。
自分の作業は後でもできます。
でも、人からの返事はすぐ来るとは限りません。
だから、ChatGPTに整理してもらうときも、
「先に人へ確認した方がいいタスクを分けてください」
と頼むと便利です。
ChatGPTでタスクの順番を整理する基本手順
ここからは、ChatGPTで仕事の優先順位を整理する流れを見ていきます。
やることはシンプルです。
タスクを出す。
条件を伝える。
順番に並べてもらう。
最後に自分で確認する。
この流れです。
タスクをそのまま書き出す
まずは、今抱えているタスクをそのまま書き出します。
きれいにまとめなくて大丈夫です。
むしろ、最初から整えようとすると手が止まります。
たとえば、
- A社にメール返信
- 明日の会議資料を修正
- 見積もり確認
- 議事録をまとめる
- 〇〇さんに電話
- 社内に進捗共有
- 請求書の確認
- 来週の予定調整
- ブログ記事の下書き
- 上司に確認することがある
こんな感じで十分です。
この段階では、順番も言葉のきれいさも気にしません。
「とりあえず全部出す」
ここが最初です。
ToDo自体がまだ整理できていない場合は、先に
ChatGPTでToDoを整理する方法
を使って、タスクを見える形にしておくと進めやすくなります。
期限・重要度・作業量で分けてもらう
次に、ChatGPTにタスクを分類してもらいます。
いきなり順番を決めてもらってもいいのですが、先に分類すると納得しやすくなります。
分類の軸は、たとえばこのあたりです。
- 期限が近いもの
- 影響が大きいもの
- すぐ終わるもの
- 集中力が必要なもの
- 人に確認が必要なもの
- 後回しにできるもの
このように分けると、タスクの性質が見えてきます。
全部同じ「やること」ではありません。
すぐ終わる連絡。
じっくり考える資料作成。
人の返信を待つ確認。
後でまとめてやればいい事務作業。
分けるだけで、順番が決めやすくなります。
今日やる順番に並べてもらう
分類できたら、今日やる順番に並べてもらいます。
ここで大切なのは、「理想の順番」ではなく「現実的に動ける順番」にすることです。
朝から重い仕事を詰め込みすぎると、途中で止まります。
逆に、簡単な仕事ばかり先にやると、大事な仕事が残ります。
なので、ChatGPTには条件も一緒に伝えます。
たとえば、
- 今日使える時間は3時間
- 午前中は集中できる
- 午後は連絡対応が多い
- 15分で終わるものは先に片づけたい
- 重要な仕事をひとつは進めたい
こういう条件を入れると、より使いやすい順番になります。
優先順位は、正論だけでは動けません。
自分の時間、集中力、疲れ具合も含めて決める。
ここまでできると、かなり現実的になります。
そのまま使える優先順位整理プロンプト
ここからは、実際に使えるプロンプト例を紹介します。
そのまま貼り付けても使えますし、自分の仕事に合わせて少し変えても大丈夫です。
タスク全体を整理するプロンプト
まずは、タスク全体を整理するプロンプトです。
プロンプト例：
以下の仕事のタスクを整理してください。
まだ順番は決めなくていいので、まず優先順位を判断しやすいように分類してください。タスク：
・A社にメール返信
・明日の会議資料を修正
・見積もり確認
・議事録をまとめる
・〇〇さんに電話
・社内に進捗共有
・請求書の確認
・来週の予定調整分類してほしい項目：
・期限が近いもの
・影響が大きいもの
・すぐ終わるもの
・集中して取り組むもの
・人に確認が必要なもの
・後回しにできるもの最後に、優先順位を決めるための考え方も簡単に説明してください。
このプロンプトでは、いきなり順番を出すのではなく、まず分類してもらいます。
分類されると、自分でも判断しやすくなります。
「たしかにこれは先に確認だけ出した方がいいな」
「これは今日じゃなくてもいいかも」
そんなふうに見えてきます。
今日やる順番を決めるプロンプト
次に、今日やる順番を決めるプロンプトです。
プロンプト例：
以下のタスクについて、今日やる順番を決めてください。
条件：
・今日使える作業時間は3時間です
・午前中に集中作業をしたいです
・午後はメールや連絡対応が増えます
・人に確認が必要なものは早めに出したいです
・全部を終わらせる前提ではなく、今日やるべきものに絞ってくださいタスク：
・A社にメール返信
・明日の会議資料を修正
・見積もり確認
・議事録をまとめる
・〇〇さんに電話
・社内に進捗共有
・請求書の確認
・来週の予定調整出力形式：
・最初にやること
・午前中にやること
・午後にやること
・今日できなければ明日でよいこと
・先に連絡だけしておくこと
このプロンプトのポイントは、「全部を終わらせる前提にしない」ことです。
ここ、大事です。
全部やろうとすると、予定が願望になります。
そして、終わらなかったときにまた疲れます。
完璧な一日ではなく、まず動ける一日にする。
そのためにChatGPTを使います。
後回しにしてよいタスクを分けるプロンプト
優先順位を決めるときは、やることだけでなく「やらないこと」も大事です。
むしろ、ここが決まらないから苦しくなります。
プロンプト例：
以下のタスクの中から、今日やらなくてもよいものを分けてください。
判断基準：
・期限が今日ではない
・他の人への影響が少ない
・明日以降でも問題が少ない
・今日やると時間を圧迫しそうタスク：
・A社にメール返信
・明日の会議資料を修正
・見積もり確認
・議事録をまとめる
・〇〇さんに電話
・社内に進捗共有
・請求書の確認
・来週の予定調整出力形式：
・今日やるべきこと
・今日できればやること
・明日以降でよいこと
・判断に迷うもの判断理由も一言ずつ添えてください。
「後回し」と聞くと、少し悪いことのように感じるかもしれません。
でも、違います。
今日やらなくていいものを分けるのは、今日やるべきことを守るためです。
全部抱えたままだと、結局どれも中途半端になります。
だから、後回しにしてよいものを決める。
これも立派な仕事の整理です。
ChatGPTで出した優先順位を確認するポイント
ChatGPTに順番を出してもらったら、それをそのまま使う前に確認します。
ChatGPTは便利ですが、あなたの職場の空気や、相手との関係性までは完全には分かりません。
最後は自分で見直す必要があります。
本当に今日やる必要があるか
まず確認したいのは、本当に今日やる必要があるかどうかです。
ChatGPTが「優先度高」と出しても、実際には明日でも問題ないことがあります。
逆に、文章だけでは軽く見えるタスクでも、現場ではかなり重要なこともあります。
たとえば、
- お客様との約束がある
- 上司が確認待ちしている
- 今日中に出さないと明日の作業が止まる
- 期限はないが、放置すると後で大きくなる
こういう事情は、自分で補足します。
ChatGPTの答えは、たたき台です。
最終判断は、自分の状況に合わせて調整しましょう。
作業時間が現実的か
次に見るのは、作業時間です。
優先順位としては正しくても、今日の時間に入りきらないことがあります。
ここを見ないと、また詰め込みすぎます。
たとえば、
- 30分で終わると思ったら1時間かかる
- 資料修正に集中時間が必要
- メール返信が思ったより多い
- 途中で電話や確認が入る
仕事は、予定通りに進まないことも多いです。
だから、ChatGPTに出してもらった順番を見ながら、
「これは本当に今日できる量か？」
と確認します。
少し少ないくらいで大丈夫です。
余ったら追加すればいい。
最初から詰め込みすぎるより、その方が続きます。
先に人へ確認するタスクが抜けていないか
最後に、人への確認が必要なタスクを見ます。
これを後回しにすると、自分の作業時間があっても進まないことがあります。
たとえば、
- 上司の判断が必要
- お客様の返事が必要
- 社内の担当者に資料をもらう必要がある
- 誰かに日程確認が必要
こういうものは、作業そのものより先に連絡だけしておくと楽です。
メール1本。
チャット1本。
確認依頼だけ先に出す。
これだけで、午後や明日の動きが変わります。
優先順位は、自分の作業順だけではありません。
人にボールを渡す順番も含めて考えると、仕事が止まりにくくなります。
優先順位整理でよくある失敗
ChatGPTで優先順位を整理するときにも、いくつか失敗しやすいポイントがあります。
ここを知っておくと、作った順番が使いやすくなります。
全部を今日やろうとしてしまう
いちばん多いのは、全部を今日やろうとしてしまうことです。
気持ちは分かります。
タスクが残っていると落ち着かない。
できれば全部片づけたい。
明日に持ち越したくない。
でも、全部を今日に詰め込むと、結局どれも苦しくなります。
大事なのは、今日やることを決めることです。
同じくらい、今日やらないことを決めることも大事です。
ChatGPTには、
「全部を終わらせる前提ではなく、今日やるべきものに絞ってください」
と伝えましょう。
この一文を入れるだけで、かなり現実的になります。
急ぎの仕事だけで一日を埋めてしまう
急ぎの仕事は目立ちます。
メールの返信。
確認依頼。
電話。
今日中の対応。
こういうものを先にやるのは大切です。
ただ、急ぎの仕事だけで一日が終わると、重要だけど急ぎではない仕事がずっと残ります。
たとえば、
- 業務マニュアルを整える
- テンプレートを作る
- 作業フローを見直す
- 今後の準備をする
- 資料の土台を作る
こういう仕事です。
すぐ困るわけではない。
でも、後で効いてくる。
こういうタスクを少しでも進める時間を入れると、未来の自分が楽になります。
ChatGPTに順番を出してもらうときは、
「急ぎの仕事だけでなく、重要だけど後回しになりがちな仕事も1つ入れてください」
と頼むのもおすすめです。
ChatGPTの答えをそのまま信じすぎる
もうひとつの失敗は、ChatGPTの答えをそのまま信じすぎることです。
ChatGPTは便利です。
でも、あなたの仕事の細かい事情までは知りません。
お客様との関係。
社内の優先度。
上司の考え方。
今日の体調。
集中できる時間帯。
こういうものは、こちら側で調整する必要があります。
ChatGPTに出してもらった順番は、あくまでたたき台です。
「この順番なら動けそうか」
「これは先に確認した方がいいか」
「今日はここまでで十分か」
最後に自分の感覚で整える。
それで大丈夫です。
完璧な優先順位を作るより、動き出せる順番を作る。
ここを目指しましょう。
まとめ：優先順位は、頭の中で悩まず外に出して決める
仕事の優先順位が決められないとき、頭の中だけで考え続けると疲れます。
全部大事に見える。
全部急ぎに見える。
でも、全部は今日できない。
そういうときは、ChatGPTにタスクを渡して、一度外に出してみましょう。
ポイントは、次の流れです。
- タスクをそのまま書き出す
- 期限・重要度・作業量で分ける
- 人に確認が必要なものを分ける
- 今日やる順番に並べる
- 今日やらないものも決める
- 最後は自分の状況に合わせて調整する
優先順位を決めることは、気合いで何とかする作業ではありません。
頭の中の混乱を見える形にして、動ける順番に並べる作業です。
完璧じゃなくて大丈夫です。
まず、今日の最初の一つが決まればいい。
そこから仕事は動き始めます。
