仕事をしていると、やることが一気に増える日があります。
メールを返す。
資料を直す。
見積もりを確認する。
会議のメモをまとめる。
誰かに連絡する。
途中で別件も入ってくる。
気づくと、頭の中がごちゃごちゃになります。
「何からやればいいんだろう」
「全部大事な気がする」
「でも、全部は今日できない」
「考えているだけで疲れてきた」
こういう日、ありますよね。
ToDoリストを作ればいい。
それは分かっている。
でも、そのToDoリストを作ること自体が面倒なときもあります。
そんなときに使いやすいのがChatGPTです。
ChatGPTを使えば、頭の中にあるタスクを一度外に出して、種類ごとに分けたり、優先順位をつけたり、今日やることだけに絞ったりできます。
この記事では、仕事のやることが多すぎて頭が散らかる人向けに、ChatGPTでToDoを整理する方法を紹介します。
仕事の報告や共有文を整理したい場合は、こちらの記事も参考になります。
報告文がうまくまとまらない人へ。ChatGPTで伝わる文章に整える方法
ToDoが多いと、何から手をつければいいか分からなくなる
やることが多いとき、いちばん困るのは「作業量」だけではありません。
何から手をつければいいか分からなくなることです。
タスクが多い。
期限もバラバラ。
急ぎのものもある。
でも、重要なものもある。
こうなると、頭の中だけで整理するのはかなり大変です。
しかも、考えている間にも新しい仕事が入ってきます。
「とりあえず目についたものからやる」
これでも進む日はあります。
でも、大事なことを後回しにしてしまうこともあります。
頭の中だけで管理しようとすると疲れる
ToDoが多いときに、頭の中だけで管理しようとすると疲れます。
なぜなら、作業しながら同時に覚えておく必要があるからです。
「あれもやらなきゃ」
「これも忘れそう」
「そういえば返信まだだった」
こういう小さな思い出しが、集中力を削ります。
実際の作業に入る前に、もう疲れている。
これ、けっこうあります。
だからまずは、頭の中からタスクを出すことが大切です。
きれいに整理しなくて大丈夫です。
まず出す。
それから分ける。
この順番にすると、少し楽になります。
ToDo整理は「やる気」ではなく「見える化」から始める
ToDoが多いとき、つい「もっと集中しないと」と思いがちです。
でも、必要なのは根性ではないことも多いです。
まず必要なのは、見える化です。
何があるのか。
今日やるべきことはどれか。
急ぎではないものはどれか。
人に確認しないと進まないものはどれか。
これが見えると、動きやすくなります。
やる気がないから動けないのではなく、タスクが見えないから動けない。
そんなこともあります。
ToDo整理は、気合いを入れる作業ではありません。
頭の中の散らかりを、見える場所に出す作業です。
ToDoリストを作る前に整理すること
ChatGPTにToDoリストを作ってもらう前に、少しだけ準備します。
準備といっても、きれいにまとめる必要はありません。
むしろ、最初は雑で大丈夫です。
大事なのは、頭の中にあるタスクを出すことです。
まず頭の中のタスクを全部出す
最初にやることは、思いつくタスクを全部出すことです。
順番は気にしなくて大丈夫です。
小さいことも、大きいことも、いったん出します。
たとえば、
- A社にメール返信
- 見積もり確認
- 明日の会議資料を直す
- 議事録をまとめる
- 社内に進捗共有
- 請求書の確認
- ブログ記事の下書き
- 〇〇さんに電話
- 先週のタスク確認
こんな感じです。
この段階では、整理しようとしなくて大丈夫です。
「とりあえず全部出す」
ここが大事です。
出してみると、意外と頭の中が軽くなります。
期限があるものとないものを分ける
次に、期限があるものとないものを分けます。
ToDoが多いと、全部が急ぎに見えることがあります。
でも、実際には今日中のもの、今週中のもの、期限がないものが混ざっています。
ここを分けるだけで、優先順位が見えやすくなります。
たとえば、
- 今日中に返信が必要
- 明日の会議までに資料修正
- 今週中に確認
- 期限はないが早めにやりたい
- いつかやる
このように分けます。
全部を今日やろうとすると苦しくなります。
今日やるものと、今日やらなくていいものを分ける。
これだけでも、かなり楽になります。
自分でやることと人に確認することを分ける
ToDoの中には、自分だけで進められるものと、人に確認しないと進まないものがあります。
これを分けることも大切です。
たとえば、
- 自分で資料を修正する
- 上司に確認する
- 取引先から返信を待つ
- 社内メンバーに依頼する
これらは同じToDoに見えて、動き方が違います。
自分でできる作業はすぐ進められます。
でも、確認待ちのものは、先に連絡しないと止まります。
だから、ChatGPTに整理してもらうときも、
「自分でやること」
「人に確認すること」
「返信待ちのこと」
に分けてもらうと便利です。
仕事は、自分の作業だけで進んでいるわけではありません。
人に確認するタスクを早めに出すだけで、あとが楽になることがあります。
ChatGPTでToDoを整理する基本手順
ここからは、ChatGPTでToDoを整理する流れを見ていきます。
難しいことはありません。
思いつくままに渡す。
分類してもらう。
今日やることに絞る。
この順番です。
思いつくままにタスクを渡す
まずは、頭の中のタスクをそのままChatGPTに渡します。
文章として整えなくて大丈夫です。
プロンプト例：
以下の仕事のタスクを整理してください。
まだきれいなToDoリストにしなくていいので、まず内容を分類してください。タスク：
・A社にメール返信
・明日の会議資料を修正
・見積もり確認
・議事録をまとめる
・〇〇さんに電話
・上司に進捗報告
・請求書の確認
・来週の予定調整条件：
・種類ごとに分ける
・急ぎそうなものを分ける
・人に確認が必要なものを分ける
・今日やるべき候補を出す
これで、頭の中の散らかりが少し見えやすくなります。
いきなり完璧なリストにしようとしなくて大丈夫です。
まず分類です。
種類ごとに分類してもらう
次に、タスクを種類ごとに分けてもらいます。
たとえば、
- 連絡すること
- 確認すること
- 作成すること
- 共有すること
- 待つこと
このように分けると、作業の性質が見えてきます。
同じ「やること」でも、頭を使う作業と、すぐ終わる連絡作業は違います。
朝にやるべきもの。
集中できる時間にやるもの。
スキマ時間でできるもの。
分類すると、進め方も決めやすくなります。
プロンプト例：
上記のタスクを、以下の分類に分けてください。
・すぐできること
・集中してやること
・人に連絡すること
・人の返信待ちになること
・今日やらなくてもよいこと
こうすると、タスクの見え方が変わります。
ただの長いリストではなく、動きやすいリストになります。
今日やることに絞ってもらう
最後に、今日やることに絞ります。
ここが大事です。
ToDoリストは、作るだけならいくらでも長くできます。
でも、今日できる量には限界があります。
全部を今日やる前提にすると、リストを見るだけで疲れます。
プロンプト例：
上記のタスクの中から、今日やるべきことを5つ以内に絞ってください。
条件：
・期限が近いものを優先する
・人に確認が必要なものは早めに入れる
・今日中に終わらなくても、着手だけすべきものは候補に入れる
・無理のない量にする
「5つ以内」と決めると、現実的になります。
もちろん日によって数は変えて大丈夫です。
大切なのは、今日やることを絞ることです。
ToDoは多くても、今日の行動は少なくする。
この方が動きやすくなります。
そのまま使えるToDo整理プロンプト
ここでは、ToDo整理に使えるプロンプトを紹介します。
そのまま使えますが、自分の仕事に合わせてタスクを入れ替えてください。
タスクを洗い出すプロンプト
まずは、頭の中のタスクを洗い出すためのプロンプトです。
プロンプト例：
今、仕事のやることが多くて頭が整理できていません。
以下に思いつくままタスクを書くので、整理してください。タスク：
〇〇条件：
・似ているタスクをまとめる
・連絡、確認、作成、共有、待ちに分ける
・抜けていそうな確認項目があれば教える
・まだ優先順位はつけず、まず分類する
最初から優先順位をつけようとすると迷います。
まず分類する。
それだけでも、かなり見通しがよくなります。
優先順位をつけるプロンプト
次に、優先順位をつけるプロンプトです。
プロンプト例：
以下のToDoリストに優先順位をつけてください。
条件：
・期限が近いものを優先する
・相手を待たせているものを優先する
・自分だけで進められるものと、人に確認が必要なものを分ける
・重要度が高いものを上にする
・理由も一言添える
優先順位をつけるときは、理由も出してもらうと便利です。
なぜそれを先にやるのか。
理由があると、自分でも納得して動きやすくなります。
今日やることだけに絞るプロンプト
最後に、今日やることだけに絞るプロンプトです。
プロンプト例：
以下のToDoリストから、今日やることだけを選んでください。
条件：
・最大5つまでにする
・今日中に完了すべきものを優先する
・人に確認が必要なものは早めに入れる
・重い作業と軽い作業のバランスを取る
・今日やらなくていいものは別リストに分ける
ToDoが多い日ほど、今日やることを減らすのが大事です。
全部を抱えるのではなく、今日の分だけ切り出す。
それだけで、動きやすくなります。
ChatGPTで作ったToDoリストを確認するポイント
ChatGPTでToDoリストを作ったら、そのまま使う前に少し確認します。
リストがきれいでも、実際に動けなければ意味がありません。
ToDoリストは、見た目より実行しやすさが大事です。
タスクが大きすぎないか
まず、タスクが大きすぎないかを見ます。
たとえば、
「資料を作る」
これだけだと少し大きいです。
実際には、
- 構成を考える
- 必要な情報を集める
- 1ページ目を作る
- 金額を確認する
- 上司に確認する
のように分けられるかもしれません。
タスクが大きすぎると、手がつきにくくなります。
「何からやればいいの？」
となるからです。
大きいタスクは、小さく分けましょう。
期限や重要度が抜けていないか
次に、期限や重要度が抜けていないかを確認します。
ChatGPTは、渡された情報をもとに整理します。
でも、期限を書いていなければ分かりません。
重要度も同じです。
自分の中では大事だと分かっていても、ChatGPTには伝わっていないことがあります。
必要なら、あとからこう追加します。
この中で、明日までに必要なものを優先してください。
取引先に関わるものは重要度を高めに見てください。
条件を足すと、リストはかなり使いやすくなります。
今日やる量が多すぎないか
最後に、今日やる量が多すぎないかを見ます。
ToDoリストを作ると、つい全部やりたくなります。
でも、現実には時間も集中力も限られています。
今日やることが10個も15個もあると、見るだけで疲れます。
もちろん、小さいタスクなら多くても大丈夫な日もあります。
でも、重い作業が多い日は、3つでも十分です。
「今日、本当にここまでできるか」
これを確認しましょう。
ToDoリストは、自分を追い込むためのものではありません。
動きやすくするためのものです。
ToDo整理でよくある失敗
ここでは、ToDo整理でよくある失敗を紹介します。
ChatGPTを使う場合でも、同じようなことは起きます。
きれいなリストを作って満足してしまう
ToDo整理でありがちなのが、きれいなリストを作って満足してしまうことです。
色分けした。
分類した。
優先順位もつけた。
でも、実際には動いていない。
これ、あります。
ToDoリストは、作ることが目的ではありません。
動くための準備です。
だから、リストを作ったあとは、最初の1つを決めることが大切です。
「まず何をやるか」
ここまで決めて、やっと使えるToDoリストになります。
使いやすかったToDo整理の形は、テンプレートとして残しておく
ToDoリストは、その場で整理して終わりにしてもいいです。
でも、何度も同じようにタスクが散らかるなら、使いやすかった整理の形を残しておくと楽になります。
たとえば、
・今日やること
・今週やること
・人に確認すること
・返信待ちのこと
・後回しでよいこと
このような分け方を、自分用のテンプレートとして保存しておく。
そうすると、次に頭が散らかったときも、ゼロから考えずに使い回せます。
作ったテンプレートをあとで使えるように保存・管理する考え方は、こちらの記事で整理しています。
作ったテンプレート、どこに保存する？あとで使える管理のしかた
優先順位を全部高くしてしまう
次に、優先順位を全部高くしてしまうことです。
全部大事。
全部急ぎ。
全部やらないといけない。
気持ちは分かります。
でも、全部が最優先だと、優先順位の意味がありません。
大事なのは、差をつけることです。
本当に今日必要なもの。
今週中でよいもの。
人に確認だけ投げればよいもの。
後回しでもよいもの。
これを分ける必要があります。
優先順位は、気持ちではなく行動順を決めるためのものです。
予定ではなく願望リストになってしまう
最後に、ToDoリストが願望リストになってしまうことです。
「あれもやりたい」
「これも進めたい」
「できればここまで終わらせたい」
そうやって書くと、リストはどんどん長くなります。
でも、それが今日の予定として現実的かは別です。
ToDoリストには、理想を書きすぎない方がいいです。
今日やること。
今週やること。
いつかやること。
この3つを分けるだけで、かなり楽になります。
まとめ：ToDoはChatGPTで整理して、自分が動ける形まで小さくする
仕事のやることが多いと、頭の中が散らかります。
何からやるのか。
どれが急ぎなのか。
誰に確認するのか。
今日やるべきなのか。
考えることが多いと、それだけで疲れます。
そんなときは、ChatGPTにToDo整理を手伝ってもらうと楽になります。
まず、思いつくままタスクを出す。
次に、種類ごとに分類してもらう。
期限や重要度を見ながら優先順位をつける。
最後に、今日やることだけに絞る。
この流れです。
大切なのは、きれいなリストを作ることではありません。
自分が動ける形にすることです。
タスクが大きすぎるなら、小さくする。
今日やる量が多すぎるなら、減らす。
人に確認が必要なら、先に連絡する。
ToDoリストは、自分を追い込むためではなく、頭の中を軽くするために使うものです。
やることが多すぎて動けない。
そんなときは、まずChatGPTにそのまま渡してみてください。
ぐちゃぐちゃのままで大丈夫です。
整理するのは、そのあとでいいのです。
