仕事をしていると、ふと不安になることがあります。
「あれ、ちゃんと確認したっけ？」
「送る前に見直したかな？」
「必要な項目、抜けてない？」
「前にも同じようなミスをした気がする……」
一度気になり始めると、なかなか落ち着きません。
確認したはず。
でも、なんとなく不安。
もう一回見直す。
それでもまだ気になる。
正直、こういう確認作業って地味に疲れます。
しかも、忙しいときほど抜け漏れは起きやすいです。
やることが多い。
時間がない。
途中で別の連絡が入る。
頭の中では分かっていたのに、最後の確認が抜ける。
これ、誰にでもあります。
そんなときに役立つのが、ChatGPTで作る仕事のチェックリストです。
この記事では、仕事の抜け漏れが不安な人向けに、ChatGPTを使って確認項目を整理し、チェックリストを作る方法を紹介します。
先にやること全体を整理したい場合は、こちらの記事が使いやすいです。
やることが多すぎて頭が散らかる人へ。ChatGPTでToDoを整理する方法
また、今日の作業順を決めたい場合は、
今日やることが決まらない人へ。ChatGPTで1日の作業計画を作る方法
もあわせて使えます。
仕事の抜け漏れは、気合いだけでは防ぎにくい
仕事の抜け漏れを防ごうとすると、つい「もっと注意しよう」と考えがちです。
もちろん、注意することは大事です。
でも、注意力だけに頼るのは限界があります。
忙しい日。
疲れている日。
予定外の連絡が続く日。
家のことも気になっている日。
そういう日は、どれだけ気をつけていても抜けることがあります。
若い頃なら気合いで何とかできたことも、だんだん頭の中だけで全部管理するのがしんどくなってきます。
だから、抜け漏れ対策は「自分の注意力を上げる」よりも、「抜けにくい形にしておく」方が現実的です。
「ちゃんとやったはず」が一番こわい
仕事でこわいのは、完全に忘れていることだけではありません。
むしろ、厄介なのは「ちゃんとやったはず」という状態です。
送ったつもり。
確認したつもり。
保存したつもり。
共有したつもり。
この「つもり」が一番あぶないです。
あとから見直して、
「あ、ここ抜けてた」
「添付ファイル忘れてた」
「確認依頼を出してなかった」
「最後の数字を直してなかった」
となることがあります。
しかも、こういうミスは小さく見えて、後から手戻りになることもあります。
自分だけで済めばまだいいですが、相手に迷惑がかかったり、確認のやり取りが増えたりすると、余計に疲れます。
だから、仕事の抜け漏れは気合いで防ぐより、最初からチェックできる形にしておく方が安心です。
チェックリストは自分を責めないための道具
チェックリストというと、少し堅苦しく感じるかもしれません。
でも、本来は自分を縛るものではありません。
むしろ、自分を責めないための道具です。
「なんで忘れたんだろう」
「また同じミスをした」
「もっとちゃんと見ればよかった」
こうやって毎回落ち込むのは、かなりしんどいです。
でも、チェックリストがあれば、
「ここを確認すればいい」
「この順番で見ればいい」
「最後にこれだけ見直せば大丈夫」
という形になります。
頭の中で全部覚えておく必要がなくなります。
チェックリストは、完璧な人が使うものではありません。
抜け漏れが起きやすいからこそ、先に用意しておくものです。
仕事だけでも十分忙しいのに、全部を記憶で管理する必要はありません。
外に出して、見えるようにしておく。
それだけで、かなり楽になります。
チェックリストを作る前に整理すること
ChatGPTにチェックリストを作ってもらう前に、少しだけ整理しておくと使いやすくなります。
といっても、難しい準備はいりません。
確認したいのはこの3つです。
- どの作業のチェックリストを作るか
- 作業の流れはどうなっているか
- ミスしやすいポイントはどこか
この3つが分かると、ChatGPTが作るチェックリストの精度が上がります。
どの作業のチェックリストを作るか決める
まずは、どの作業のチェックリストを作るか決めます。
いきなり「仕事全体のチェックリスト」を作ろうとすると、範囲が広すぎて使いにくくなります。
たとえば、次のように作業を絞ると使いやすいです。
- メール送信前チェックリスト
- 資料提出前チェックリスト
- 会議準備チェックリスト
- 議事録作成チェックリスト
- WordPress投稿前チェックリスト
- 見積書確認チェックリスト
- お客様への返信前チェックリスト
- 社内共有前チェックリスト
ポイントは、「1つの作業ごと」に作ることです。
仕事全体をまとめようとすると、項目が増えすぎます。
でも、メール送信前だけ。
資料提出前だけ。
会議準備だけ。
このように分けると、実際に使えるチェックリストになります。
作業の流れをざっくり書き出す
次に、その作業の流れをざっくり書き出します。
きれいにまとめなくて大丈夫です。
たとえば、メール送信前なら、
- 宛先を入れる
- 件名を書く
- 本文を書く
- 添付ファイルをつける
- 誤字を確認する
- 送信前にもう一度見る
このくらいで十分です。
資料提出なら、
- 最新版のファイルを開く
- 修正箇所を確認する
- 日付を確認する
- 数字を確認する
- ファイル名を確認する
- PDFにする
- 送付先を確認する
こんな感じです。
最初から完璧に書く必要はありません。
ChatGPTに渡す材料として、思いつく範囲で書けば大丈夫です。
ミスしやすいポイントを思い出す
チェックリストを作るときに大事なのは、一般的な確認項目だけでなく、自分がミスしやすいポイントを入れることです。
たとえば、
- 添付ファイルを忘れやすい
- 件名を前回のままにしがち
- 日付の修正を忘れやすい
- 数字の単位を間違えやすい
- 宛先のCCを入れ忘れやすい
- 古いファイルを送ってしまいがち
- 最後の保存を忘れやすい
こういう「自分あるある」を入れると、チェックリストがかなり実用的になります。
正直、自分のミスしやすいところを見るのは少し嫌です。
でも、そこを先にリストに入れておくと、同じミスを減らせます。
チェックリストは、きれいな確認表ではなく、自分を助けるためのものです。
だから、少し泥くさくて大丈夫です。
ChatGPTでチェックリストを作る基本手順
ここからは、ChatGPTで仕事のチェックリストを作る流れです。
基本はシンプルです。
作業内容を渡す。
確認項目に分けてもらう。
使いやすい順番に並べる。
最後に自分の仕事に合わせて直す。
この流れです。
作業内容をそのまま渡す
まずは、チェックリスト化したい作業をChatGPTに伝えます。
このとき、きれいな文章でなくて大丈夫です。
たとえば、
メールを送る前のチェックリストを作りたいです。
宛先、件名、本文、添付ファイル、誤字、送信先の確認などを入れたいです。
このくらいで使えます。
資料提出なら、
資料を提出する前のチェックリストを作りたいです。
日付、数字、ファイル名、最新版かどうか、PDF化、送付先の確認などを入れたいです。
という感じです。
最初から完璧な指示にしようとしなくて大丈夫です。
思いついたことをそのまま渡して、ChatGPTに整理してもらいます。
確認項目に分けてもらう
次に、ChatGPTに確認項目へ分けてもらいます。
このとき、
「抜け漏れを防ぐために、確認項目を分けてください」
と伝えるのがポイントです。
ただの作業手順ではなく、確認リストとして作ってもらいます。
たとえば、メール送信前なら、
- 宛先の確認
- CC/BCCの確認
- 件名の確認
- 本文の確認
- 添付ファイルの確認
- 誤字脱字の確認
- 送信前の最終確認
このように分かれます。
確認項目として分かれていると、実際に使いやすくなります。
「やること」ではなく「確認すること」に変える。
ここがチェックリスト作成のポイントです。
作業前・作業中・作業後に分ける
チェックリストは、タイミングごとに分けるとさらに使いやすくなります。
おすすめは、
- 作業前
- 作業中
- 作業後
- 送信前・提出前
のように分ける方法です。
たとえば、資料提出なら、
作業前：
- 最新版のファイルか確認する
- 提出先と期限を確認する
作業中：
- 修正箇所を反映する
- 数字や日付を確認する
作業後：
- ファイル名を確認する
- PDF化する
- 添付ファイルを確認する
提出前：
- 宛先を確認する
- 本文と添付を確認する
- 最後に全体を見直す
このようにタイミングで分けると、確認しやすくなります。
特に、送信前や提出前の最終チェックは大事です。
ここに抜け漏れしやすい項目を集めておくと、ミスを防ぎやすくなります。
そのまま使えるチェックリスト作成プロンプト
ここからは、実際に使えるプロンプト例を紹介します。
そのまま貼り付けても使えます。
自分の仕事に合わせて、作業内容だけ入れ替えてください。
基本のチェックリスト作成プロンプト
まずは、基本のチェックリスト作成プロンプトです。
プロンプト例：
以下の作業について、抜け漏れを防ぐためのチェックリストを作ってください。
作業内容：
・メールを作成して送信する入れたい確認項目：
・宛先
・CC/BCC
・件名
・本文
・添付ファイル
・誤字脱字
・送信前の最終確認出力形式：
・作業前に確認すること
・作業中に確認すること
・送信前に確認すること
・よくある抜け漏れできるだけ実務でそのまま使える形にしてください。
このプロンプトでは、確認するタイミングごとに分けてもらいます。
ただの箇条書きよりも、実際の作業中に使いやすくなります。
抜け漏れ防止用のプロンプト
次は、ミスしやすいポイントを重点的に入れるプロンプトです。
プロンプト例：
以下の作業で抜け漏れが起きないように、確認用チェックリストを作ってください。
作業内容：
・資料を作成して提出するミスしやすいポイント：
・日付を直し忘れる
・数字の確認が甘くなる
・古いファイルを送ってしまう
・ファイル名が分かりにくい
・添付ファイルを忘れる出力形式：
・作業開始前
・作業中
・提出前
・最後に必ず見る項目抜け漏れしやすい項目を優先して入れてください。
このプロンプトでは、自分がミスしやすいポイントを入れるのがコツです。
一般的なチェックリストよりも、自分用になります。
きれいなリストより、実際にミスを防げるリストの方が大事です。
ダブルチェック用のプロンプト
最後に、提出前や送信前のダブルチェック用プロンプトです。
プロンプト例：
以下の作業が完了したあとに使う、最終確認用のチェックリストを作ってください。
作業内容：
・お客様へ資料を送付する確認したいこと：
・宛先が正しいか
・添付ファイルが正しいか
・ファイル名が分かりやすいか
・本文に不自然な表現がないか
・日付や数字に誤りがないか
・送信してよい状態か出力形式：
・送信前チェック
・添付ファイルチェック
・本文チェック
・最後の確認1つずつチェックできる短い項目にしてください。
ダブルチェック用は、項目を短くするのがポイントです。
長い文章だと、確認するのが面倒になります。
短く、見やすく、すぐ使える形にする。
これが大事です。
ChatGPTで作ったチェックリストを使いやすく整えるコツ
ChatGPTで作ったチェックリストは、そのまま使えることもあります。
ただ、少し整えるとさらに使いやすくなります。
ポイントはこの3つです。
- 項目を細かくしすぎない
- 実際の作業順に並べる
- 毎回使うものはテンプレート化する
項目を細かくしすぎない
チェックリストは、細かければいいわけではありません。
項目が多すぎると、見るのが面倒になります。
そして、面倒になると使わなくなります。
これ、よくあります。
最初は気合いを入れて細かいチェックリストを作る。
でも、項目が多すぎて毎回見るのがしんどい。
結局、使わなくなる。
それでは意味がありません。
チェックリストは、続けられる量にすることが大事です。
たとえば、送信前チェックなら、
- 宛先
- 件名
- 本文
- 添付
- 誤字
- 最終確認
このくらいでも十分役立ちます。
完璧なリストより、毎回使えるリスト。
ここを意識しましょう。
実際の作業順に並べる
チェックリストは、実際の作業順に並べると使いやすくなります。
順番がバラバラだと、確認するたびに考える必要があります。
たとえば、メール送信なら、
- 宛先を確認する
- 件名を確認する
- 本文を確認する
- 添付ファイルを確認する
- 誤字脱字を確認する
- 送信前に全体を見る
このように、実際に見る順番で並んでいると楽です。
資料提出なら、
- 最新版を開く
- 修正箇所を確認する
- 日付を確認する
- 数字を確認する
- ファイル名を確認する
- PDF化する
- 添付する
- 送信前に確認する
という流れです。
人は、チェックリストを見るときにも迷いたくありません。
上から順番に見ればいい。
この状態にしておくと、使いやすくなります。
毎回使うものはテンプレート化する
よく使うチェックリストは、テンプレート化しておくのがおすすめです。
たとえば、
- メール送信前チェックリスト
- 資料提出前チェックリスト
- 会議準備チェックリスト
- 議事録作成チェックリスト
- WordPress投稿前チェックリスト
- お客様対応チェックリスト
こういうものは、一度作ると何度も使えます。
毎回ゼロから考える必要がなくなります。
正直、毎回同じ確認を頭の中でやるのは疲れます。
だったら、チェックリストとして残しておいた方が楽です。
仕事をテンプレート化したい場合は、今後の記事でも詳しく扱いますが、チェックリストはその第一歩になります。
「毎回確認していること」を外に出す。
それだけで、仕事の負担はかなり軽くなります。
チェックリスト作成でよくある失敗
最後に、チェックリスト作成でよくある失敗を整理しておきます。
作ること自体は簡単です。
でも、実際に使える形にするには少しコツがあります。
項目が多すぎて使わなくなる
一番よくあるのが、項目を増やしすぎることです。
抜け漏れを防ぎたいと思うと、あれもこれも入れたくなります。
でも、項目が多すぎると使いにくくなります。
たとえば、送信前チェックに30項目もあると、毎回見るのが大変です。
最初は使っても、そのうち見なくなります。
チェックリストは、作ることが目的ではありません。
使うことが目的です。
だから、まずは少なめで大丈夫です。
本当にミスしやすいところ。
確認しないと困るところ。
毎回忘れやすいところ。
そこから入れていきましょう。
確認するタイミングが決まっていない
チェックリストは、確認するタイミングが決まっていないと使いにくいです。
いつ見るのか分からないリストは、結局見なくなります。
たとえば、
- 作業前に見る
- 送信前に見る
- 提出前に見る
- 会議前に見る
- 公開前に見る
このように、使うタイミングを決めておくと実用的になります。
特におすすめなのは、「最後に見るチェックリスト」です。
送信前。
提出前。
公開前。
共有前。
この直前に見るリストがあるだけで、抜け漏れはかなり減らせます。
作って終わりにしてしまう
チェックリストは、作って終わりではありません。
実際に使ってみると、
「この項目はいらないな」
「ここが抜けていた」
「順番を変えた方がいい」
「もっと短くした方が見やすい」
ということが出てきます。
それで大丈夫です。
最初から完璧なチェックリストを作る必要はありません。
使いながら直していく方が、実務には合っています。
一度使って終わりではなく、何回か使って育てる。
この感覚が大事です。
ChatGPTには、こう頼むこともできます。
このチェックリストを実際に使ってみたところ、項目が多すぎました。
重要な項目だけに絞って、短くしてください。
このように修正していけば、自分の仕事に合うチェックリストになっていきます。
まとめ：抜け漏れ対策は、頭の中ではなく仕組みにする
仕事の抜け漏れは、注意力だけで防ぐのは大変です。
忙しい日もあります。
疲れている日もあります。
途中で別の連絡が入る日もあります。
そんな中で、全部を頭の中だけで管理するのはしんどいです。
だから、チェックリストにします。
ChatGPTを使えば、作業内容を渡すだけで、確認項目を整理できます。
ポイントは、次の流れです。
- どの作業のチェックリストを作るか決める
- 作業の流れをざっくり書き出す
- ミスしやすいポイントを入れる
- 作業前・作業中・作業後に分ける
- 送信前や提出前の最終確認を作る
- 項目を増やしすぎない
- 実際に使いながら直す
チェックリストは、仕事ができない人のためのものではありません。
抜け漏れを減らして、安心して進めるための道具です。
ちゃんとやったはずなのに不安になる。
毎回同じ確認で疲れる。
ミスが怖くて何度も見直してしまう。
そんなときは、頭の中だけで抱えずに、ChatGPTにチェックリスト化してもらいましょう。
完璧なリストでなくて大丈夫です。
まずは、よくある抜け漏れを3つだけでも外に出す。
それだけでも、仕事はかなり楽になります。
