仕事をしていると、文章を書く場面は思ったより多いです。
報告する。
依頼する。
共有する。
案内する。
確認する。
お礼を伝える。
少し言いにくいことを、角が立たないように伝える。
ひとつひとつは短い文章でも、毎回ゼロから考えると意外と疲れます。
「どう書き出そう」
「この言い方、失礼じゃないかな」
「ちょっと堅すぎるかな」
「前にも似たような文章を書いた気がする」
そんなふうに、文章の前で手が止まる。
これ、仕事ではかなりよくあります。
しかも、内容は毎回まったく新しいわけではありません。
似たような報告文。
似たような依頼文。
似たような共有文。
似たような案内文。
何度も同じような文章を書いているなら、ChatGPTで定型文を作っておくとかなり楽になります。
この記事では、仕事の文章を毎回ゼロから書いている人向けに、ChatGPTで定型文を作る方法を紹介します。
メール返信に特化したテンプレートを作りたい場合は、こちらの記事も使いやすいです。
メール対応を減らしたい人へ。ChatGPTで返信テンプレートを作る方法
また、仕事全体をテンプレート化したい場合は、
毎回同じ作業で疲れる人へ。ChatGPTで仕事をテンプレート化する方法
もあわせて使えます。
仕事の文章は、毎回ゼロから考えなくていい
仕事の文章は、毎回ゼロから考えなくても大丈夫です。
もちろん、相手や状況に合わせて調整は必要です。
でも、文章の流れまで毎回考える必要はありません。
たとえば、報告文なら、
- 結論
- 現在の状況
- 完了したこと
- 未対応のこと
- 次にやること
- 確認してほしいこと
この流れは、ある程度決まっています。
依頼文なら、
- 相手への一言
- 依頼したい内容
- 理由
- 期限
- 補足
- お願いの締め
という流れにできます。
文章の型があるだけで、かなり書きやすくなります。
同じような文章で毎回手が止まる
仕事で疲れるのは、文章量そのものだけではありません。
むしろ、毎回ちょっとずつ悩むことが疲れます。
「お疲れさまです」のあとに何を書くか。
結論から書いた方がいいのか。
やわらかくお願いするにはどう書くか。
催促に見えないようにするにはどうするか。
報告が長くなりすぎないようにするにはどうするか。
こういう小さな判断が、文章を書くたびに発生します。
忙しいときほど、ここで止まります。
たった数行の文章でも、考えることが多いんですよね。
だから、よく書く文章は定型文にしておくと楽です。
毎回考える部分を減らす。
それだけで、文章を書く負担はかなり軽くなります。
定型文は手抜きではなく時短の土台
定型文というと、少し事務的な印象があるかもしれません。
コピペ感がある。
冷たい。
相手に合わせていない。
手抜きに見える。
たしかに、そのまま雑に使えばそう見えることもあります。
でも、定型文の目的は手抜きではありません。
文章の土台を作ることです。
毎回同じところで悩まないようにする。
必要な情報を漏らさないようにする。
一定の品質で伝えられるようにする。
疲れている日でも、最低限きちんとした文章にする。
そのための型です。
白紙から書くのではなく、型から整える。
この考え方に変えるだけで、文章作成はかなり楽になります。
定型文にしやすい仕事の文章
すべての文章を定型文にする必要はありません。
まずは、よく書く文章から始めるのがおすすめです。
特に定型文にしやすいのは、次のような文章です。
- 報告文
- 依頼文
- 共有文
- 案内文
- お礼文
- 確認文
- 催促になりすぎない連絡文
- 保留やお断りの文章
このあたりは、毎回似たような流れになりやすいです。
報告文
報告文は、定型文にしやすい文章のひとつです。
たとえば、進捗報告なら、
- 現在の状況
- 完了したこと
- 進行中のこと
- 問題点
- 次にやること
- 確認してほしいこと
このような型にできます。
報告文で大事なのは、読む人が状況をすぐ分かることです。
何が終わっているのか。
何が残っているのか。
問題はあるのか。
判断が必要なのか。
次に何をするのか。
ここが見えると、報告として使いやすくなります。
毎回なんとなく報告している場合は、先に定型文を作っておくと便利です。
依頼文
依頼文も定型文に向いています。
人に何かをお願いするときは、言い方に気を使います。
強く見えすぎないか。
丸投げに見えないか。
期限を入れても失礼ではないか。
相手に動いてもらいやすいか。
こういうことを考えます。
依頼文の型は、たとえばこうです。
- 相手への一言
- 依頼したい内容
- 背景や理由
- 期限
- 補足
- お願いの締め
この流れがあると、依頼文がかなり書きやすくなります。
特に、社外向けや目上の人向けの依頼文は、テンプレートがあると安心です。
共有文・案内文
共有文や案内文も、毎回ゼロから考えなくていい文章です。
たとえば、
- 会議後の共有
- 資料送付の案内
- 予定変更の案内
- 作業完了の共有
- 注意事項の案内
- 次回予定の共有
こういう文章は、流れを決めておくと楽です。
共有文なら、
- 共有の目的
- 共有内容
- 確認してほしいこと
- 必要な対応
- 期限
- 補足
という形にできます。
案内文なら、
- 案内の内容
- 対象者
- 日時や期限
- 注意点
- 問い合わせ先
- 締め
このようにできます。
情報をただ並べるのではなく、相手が見て動ける形にすることが大事です。
ChatGPTで仕事の定型文を作る基本手順
ここからは、ChatGPTで定型文を作る流れです。
難しく考えなくて大丈夫です。
流れはこの3つです。
- よく書く文章を洗い出す
- 文章の流れを整理してもらう
- 空欄つきのテンプレートにする
この順番で進めます。
よく書く文章を洗い出す
まずは、自分がよく書いている仕事の文章を出します。
たとえば、
- 進捗報告
- 作業完了報告
- 確認依頼
- 日程調整
- 資料送付
- 社内共有
- 会議後の共有
- お礼文
- 保留の連絡
- やわらかい催促
この中から、よく使うものを1つ選びます。
最初から全部テンプレート化しなくて大丈夫です。
まずは、一番よく使う文章からで十分です。
たとえば、毎週書いている進捗報告。
何度も書く確認依頼。
毎回手が止まる社内共有文。
そういうものから始めると効果が出やすいです。
文章の流れを整理してもらう
次に、その文章の流れをChatGPTに整理してもらいます。
たとえば、
進捗報告文を毎回使える定型文にしたいので、基本の流れを整理してください。
このように頼みます。
いきなり完成文を作ってもらうより、まず流れを整理してもらうのがおすすめです。
なぜなら、流れが分かると、他の文章にも応用しやすいからです。
報告文には報告文の型があります。
依頼文には依頼文の型があります。
共有文には共有文の型があります。
この型が見えると、毎回ゼロから考えなくて済みます。
空欄つきのテンプレートにする
最後に、空欄つきのテンプレートにしてもらいます。
たとえば、報告文なら、
- 【案件名】
- 【現在の状況】
- 【完了したこと】
- 【未対応のこと】
- 【次にやること】
- 【確認してほしいこと】
という空欄を作ります。
依頼文なら、
- 【相手の名前】
- 【依頼内容】
- 【理由】
- 【期限】
- 【補足】
- 【返信してほしいこと】
のようにできます。
空欄があると、次に使うときに迷いません。
「ここを埋めればいい」と分かるからです。
定型文は、完成された文章よりも、差し替えやすい形の方が実務では使いやすいです。
そのまま使える定型文作成プロンプト
ここからは、実際に使えるプロンプト例を紹介します。
そのまま貼り付けて使えます。
仕事文の定型文を作るプロンプト
まずは、基本の定型文作成プロンプトです。
プロンプト例：
以下の仕事文を、毎回使える定型文にしてください。
用途：
・社内向けの進捗共有文入れたい内容：
・現在の状況
・完了したこと
・まだ残っていること
・困っていること
・次にやること
・確認してほしいこと条件：
・丁寧だけど堅すぎない文章
・長くなりすぎない
・読む人が状況をすぐ分かる形にする
・毎回変更する部分は【】で空欄にする出力形式：
・基本の流れ
・定型文テンプレート
・差し替える項目
・使うときの注意点
このプロンプトでは、定型文だけでなく、基本の流れも出してもらいます。
流れが見えると、別の文章にも応用しやすくなります。
報告文テンプレートを作るプロンプト
次は、報告文に特化したプロンプトです。
プロンプト例：
以下の内容をもとに、仕事の報告文テンプレートを作ってください。
用途：
・作業完了報告入れたい内容：
・作業が完了したこと
・対応した内容
・確認してほしいこと
・今後の対応
・必要に応じた補足条件：
・社内向け
・短めで分かりやすい
・事務的すぎない
・毎回変更する部分は【】で空欄にする出力形式：
・件名
・本文テンプレート
・短めバージョン
・丁寧バージョン
報告文は、短い方が伝わりやすいことも多いです。
なので、短めバージョンと丁寧バージョンの両方を作っておくと便利です。
依頼文をやわらかくするプロンプト
依頼文は、言い方が大事です。
強く見えすぎると、相手に負担感が出ます。
そんなときは、やわらかくするプロンプトを使います。
プロンプト例：
以下の依頼文を、丁寧だけど相手に圧をかけない表現に直してください。
条件：
・社外向け
・やわらかい表現
・依頼内容ははっきり伝える
・期限は入れる
・長くなりすぎない
・過剰にへりくだらない元の文：
【ここに依頼文を貼る】出力形式：
・修正版
・さらにやわらかい案
・短めの案
・使うときの注意点
このプロンプトは、依頼文だけでなく、催促や確認連絡にも使えます。
「言い方がちょっときついかも」と感じたときに便利です。
定型文を使いやすくするコツ
ChatGPTで定型文を作ったら、実際に使いやすい形に整えておきます。
ポイントはこの3つです。
- 固定部分と変更部分を分ける
- 相手との距離感で表現を変える
- 最後に一言だけ自分の言葉を足す
固定部分と変更部分を分ける
定型文では、固定する部分と毎回変える部分を分けます。
固定する部分は、毎回考えなくていいところです。
たとえば、
- 挨拶
- 文章の流れ
- 締めの言葉
- 確認項目
- 基本の言い回し
毎回変える部分は、状況によって変わるところです。
たとえば、
- 相手の名前
- 案件名
- 日付
- 金額
- 期限
- 対応内容
- 確認してほしいこと
この2つを分けておくと、使いやすくなります。
毎回全部を書き換える必要はありません。
変えるところだけ変える。
これが定型文の一番大きなメリットです。
相手との距離感で表現を変える
同じ内容でも、相手によって表現を変えたいことがあります。
たとえば、
- 社外向け
- 社内向け
- 上司向け
- 部下や後輩向け
- 取引先向け
- 初めての相手向け
- 何度もやり取りしている相手向け
全部同じ文章だと、少し違和感が出ることがあります。
だから、よく使う定型文は、相手別にパターンを作るのもおすすめです。
たとえば、
- 報告文：社内向け
- 報告文：上司向け
- 依頼文：社外向け
- 依頼文：やわらかめ
- 共有文：短め
- 共有文：丁寧版
このように分けておくと使いやすくなります。
ChatGPTには、
この定型文を、社内向け・社外向け・短めの3パターンにしてください。
と頼めば大丈夫です。
最後に一言だけ自分の言葉を足す
定型文を使うときは、最後に一言だけ自分の言葉を足すと自然になります。
たとえば、
- いつもありがとうございます
- お忙しいところ恐れ入ります
- こちらでも確認しておきます
- 必要があればすぐ修正します
- 引き続きよろしくお願いいたします
こういう一言です。
定型文だけだと少し事務的に見えることがあります。
でも、一言足すだけで、かなり印象が変わります。
定型文は冷たい文章にするためのものではありません。
毎回考える負担を減らして、必要なところに気を配るためのものです。
定型文作成でよくある失敗
最後に、定型文作成でよくある失敗を整理しておきます。
定型文は便利ですが、作り方や使い方を間違えると不自然になります。
文章がかたすぎる
ChatGPTで作った文章は、少しかたくなることがあります。
とても丁寧だけど、実際の仕事では少しよそよそしい。
きれいだけど、人の温度が少ない。
読むと少しAIっぽい。
こう感じることがあります。
そんなときは、
もう少し自然で、人が普段の仕事で使うような文章にしてください。
と頼みます。
または、
丁寧さは残したまま、堅すぎない表現にしてください。
と伝えると、使いやすくなります。
ShiftBase Labの記事でも大事にしているように、文章は整っているだけでは少し物足りません。
少し人間らしい余白がある方が、伝わりやすいこともあります。
テンプレートを増やしすぎる
定型文は便利ですが、増やしすぎると探すのが大変になります。
報告文。
依頼文。
共有文。
案内文。
お礼文。
催促文。
保留文。
社内向け。
社外向け。
増えすぎると、
「どれを使えばいいんだっけ」
となります。
最初は、よく使うものだけで大丈夫です。
たとえば、
- 進捗報告
- 確認依頼
- 作業完了報告
- 資料送付
- 会議後共有
この5つくらいから始めると使いやすいです。
使いながら必要なものだけ増やしましょう。
そのまま貼って違和感が出る
定型文は便利ですが、そのまま貼ると違和感が出ることがあります。
相手の名前が合っていない。
内容が少しズレている。
温度感が合っていない。
前後のやり取りとつながっていない。
こういうことがあります。
だから、送る前に必ず一度読みます。
特に、相手に合わせる部分だけは確認しましょう。
- 相手の名前
- 日付
- 件名
- 依頼内容
- 期限
- 添付ファイル
- 次の対応
ここを確認するだけでも、ミスは減ります。
定型文は、考える負担を減らすためのものです。
確認をゼロにするものではありません。
まとめ：仕事の文章は、型を作るだけでかなり楽になる
仕事の文章を毎回ゼロから書くのは、思った以上に疲れます。
報告する。
依頼する。
共有する。
案内する。
確認する。
お礼を伝える。
どれも短い文章に見えて、意外と考えることが多いです。
ChatGPTを使えば、よく書く文章を定型文にできます。
ポイントは、次の流れです。
- よく書く仕事文を洗い出す
- 文章の流れを整理する
- 空欄つきのテンプレートにする
- 固定部分と変更部分を分ける
- 相手別に表現を変える
- 最後に一言だけ自分の言葉を足す
- 使いながら少しずつ直す
定型文は、手抜きではありません。
毎回同じところで悩まないための土台です。
白紙から書くのをやめるだけで、文章作成はかなり楽になります。
まずは、よく使う文章を1つだけテンプレート化してみてください。
報告文でもいいです。
依頼文でもいいです。
社内共有文でもいいです。
1つ型があるだけで、次に書くときの負担がかなり減ります。
