会議が終わったあと、メモを見返して固まることはありませんか？
「何を話したかは分かる」
「でも、議事録としてどうまとめればいいか分からない」
「発言が多すぎて、どこが大事だったのか見えない」
「結局、誰が何をやるんだっけ？」
会議中は必死にメモを取っていたはずなのに、あとから見るとぐちゃぐちゃ。
これ、かなりあります。
話が行ったり来たりする会議。
途中で別の話題に飛ぶ打ち合わせ。
決まったようで、実はまだ保留になっている内容。
それを全部きれいにまとめようとすると、けっこうしんどいです。
でも、議事録は会議の発言をすべて書き起こすものではありません。
大事なのは、会議後に関係者が状況を理解し、次に何をするか分かることです。
そこで使いやすいのがChatGPTです。
ChatGPTを使えば、ぐちゃぐちゃな会議メモから、要点・決定事項・保留事項・次のアクションを整理できます。
この記事では、会議メモがまとまらない人向けに、ChatGPTで議事録を整理する方法を紹介します。
長い文章やメモを短く整理する基本を先に知りたい場合は、こちらの記事も参考になります。
議事録は、会議内容を全部書くものではない
議事録というと、会議で話された内容をできるだけ全部残すものだと思うかもしれません。
もちろん、会議の種類によっては詳細な記録が必要な場合もあります。
でも、日常の社内会議や打ち合わせでは、発言を全部残すよりも、要点を整理することの方が大切です。
読む側が知りたいのは、だいたいこのあたりです。
何が決まったのか。
何がまだ決まっていないのか。
誰が何をするのか。
いつまでにやるのか。
ここが分かれば、会議後の行動につながります。
会議メモをそのまま並べると読みにくい
会議中のメモは、たいてい順番どおりではありません。
話題が戻ったり、横道にそれたり、誰かの発言で方向が変わったりします。
そのため、メモをそのまま議事録にすると読みにくくなります。
たとえば、
「A案について話す」
「予算の話になる」
「B案の懸念が出る」
「A案に戻る」
「担当者の確認」
「別件の共有」
このように並んでいると、読む側は追いかけるだけで疲れます。
会議中はこの順番で進んでいても、議事録では整理し直した方が分かりやすいです。
つまり、議事録は「会議の流れ」をそのまま写すものではなく、会議後に使いやすい形へ並べ替えるものです。
大事なのは「決まったこと」と「次にやること」
議事録で特に大事なのは、決定事項と次のアクションです。
話し合いの中で、いろいろな意見が出ます。
でも、会議後に必要なのは、
「結局、何が決まったのか」
「誰が何をするのか」
「いつまでにやるのか」
です。
ここがあいまいだと、議事録を読んでも次に進めません。
せっかく会議をしたのに、あとからまた確認が必要になる。
これは少しもったいないです。
議事録を作るときは、最初から完璧な文章にしようとしなくて大丈夫です。
まずは、決まったことと次にやることを抜き出す。
これだけでも、かなり実務的な議事録になります。
ChatGPTで議事録を整理する前に準備すること
ChatGPTに議事録を作ってもらう前に、少し準備しておくと精度が上がります。
といっても、難しい準備ではありません。
会議メモをそのまま渡す前に、最低限の情報を整えておくだけです。
「きれいに書いてから渡さないといけない」
と思う必要はありません。
むしろ、少し雑なメモでも大丈夫です。
ただし、どこまでが事実で、どこからが推測かは分けておいた方が安全です。
会議メモを箇条書きで出す
まず、会議メモを箇条書きで出します。
文章にしようとしなくて大丈夫です。
たとえば、
- 新サービスの公開時期について相談
- 5月中の公開は難しい
- 先にLPだけ公開する案が出た
- 制作担当は田中さん
- 原稿は佐藤さんが確認
- 次回会議までに費用感を再確認
- B案は一旦保留
このくらいで十分です。
最初から議事録の形にしようとすると、手が止まります。
まずは材料を出す。
散らかったままでいいので、会議中に出た内容を並べる。
そこからChatGPTに整理してもらえば大丈夫です。
決定事項・保留事項・担当者を分ける
可能であれば、メモの中で次の3つを分けておくと便利です。
- 決定事項
- 保留事項
- 担当者や期限
会議メモがぐちゃぐちゃでも、この3つが見えていれば議事録にしやすくなります。
たとえば、
「LPを先に公開する」は決定事項。
「B案は一旦保留」は保留事項。
「制作担当は田中さん」は担当者。
こうやって分けるだけで、ChatGPTも整理しやすくなります。
もちろん、会議中に完璧に分ける必要はありません。
あとから見返して、分かる範囲で整理すれば大丈夫です。
不明点は無理に補わない
議事録で気をつけたいのは、不明点を勝手に補わないことです。
ChatGPTは、文脈から自然な文章を作るのが得意です。
でも、事実があいまいな部分まで自然に補ってしまうことがあります。
これは便利でもあり、注意点でもあります。
たとえば、会議メモに期限が書かれていないのに、ChatGPTが「来週までに対応」と補ってしまったら危険です。
実際に決まっていない内容を、決定事項のように書いてはいけません。
不明点は不明点のまま残す。
「期限は未定」
「担当者は次回確認」
「費用は再確認」
このように書いた方が安全です。
ChatGPTで議事録を作る基本手順
ここからは、ChatGPTで議事録を作る基本手順を見ていきます。
流れはシンプルです。
まず要点を整理する。
次に決定事項とToDoを分ける。
最後に共有しやすい文章へ整える。
この順番がおすすめです。
まず会議メモを要点整理してもらう
いきなり完成した議事録を作ってもらうより、まず要点整理から始めると安全です。
プロンプト例：
以下の会議メモを整理してください。
まだ議事録として文章化せず、要点だけを分かりやすくまとめてください。条件：
・話題ごとに整理する
・決定事項と未決定事項を分ける
・不明点は勝手に補わない
・箇条書きで出す
この段階では、文章のきれいさよりも整理が大事です。
会議メモが読みにくいままでも、要点が見えるだけでかなり楽になります。
「何を議事録に入れるべきか」
ここが見えるからです。
決定事項と次のアクションを分けてもらう
次に、決定事項と次のアクションを分けてもらいます。
ここが議事録の中心です。
プロンプト例：
上記の会議メモから、以下を分けて整理してください。
・決定事項
・保留事項
・次のアクション
・担当者
・期限不明な項目は「未定」または「要確認」としてください。
推測で補わないでください。
このように頼むと、実務で使いやすい形になります。
特に「不明な項目は要確認」と指定するのが大事です。
ChatGPTに自然な文章を作らせるだけでなく、あいまいな部分を見える化してもらう。
議事録では、ここがかなり役立ちます。
社内共有向けの文章に整える
要点が整理できたら、最後に社内共有向けの議事録へ整えます。
プロンプト例：
以下の整理内容を、社内共有用の議事録として整えてください。
構成：
・会議名
・日時
・参加者
・議題
・決定事項
・保留事項
・次のアクション条件：
・簡潔にする
・事実と推測を混ぜない
・読みやすい箇条書きにする
・担当者と期限が分かるようにする
この形にすると、議事録として使いやすくなります。
必要に応じて、最後に「確認事項」や「次回までの宿題」を入れてもよいです。
議事録は、きれいな文章であることより、あとから見て使えることが大事です。
そのまま使える議事録整理プロンプト
ここでは、議事録作成に使えるプロンプトを紹介します。
会議メモを貼り付けるだけで使える形にしています。
会議メモを整理するプロンプト
まずは、ぐちゃぐちゃな会議メモを整理するためのプロンプトです。
プロンプト例：
以下の会議メモを、議事録にしやすい形へ整理してください。
会議メモ：
〇〇条件：
・話題ごとに整理する
・重複している内容はまとめる
・決定事項と未決定事項を分ける
・不明点は勝手に補わない
・箇条書きで分かりやすく整理する
このプロンプトは、最初の整理に向いています。
まだ完成文にしなくていい。
まずは会議の中身を見える化する。
そう考えると使いやすいです。
決定事項とToDoを抜き出すプロンプト
次に、決定事項とToDoを抜き出すプロンプトです。
プロンプト例：
以下の会議メモから、次の項目を抽出してください。
・決定事項
・保留事項
・次のアクション
・担当者
・期限条件：
・担当者や期限が不明な場合は「要確認」と書く
・推測で補わない
・会議後にすぐ確認できる形にする
・表ではなく、箇条書きで整理する
このプロンプトは、会議後の共有にかなり使えます。
特に担当者と期限は、あいまいにしない方がいいです。
分からない場合は、分からないと書く。
その方があとから確認しやすくなります。
上司やチームに共有する議事録へ整えるプロンプト
最後に、共有用の議事録へ整えるプロンプトです。
プロンプト例：
以下の整理内容を、上司やチームに共有しやすい議事録として整えてください。
整理内容：
〇〇構成：
・会議概要
・議題
・決定事項
・保留事項
・次のアクション
・確認が必要な点条件：
・簡潔にする
・読みやすい箇条書きにする
・ビジネス文として自然にする
・事実だけを書く
・あいまいな点は「要確認」とする
これを使うと、会議メモから共有用の議事録までかなり作りやすくなります。
「文章としてきれいにする」よりも、実務で使える形にする。
ここを意識すると、議事録の質が上がります。
ChatGPTで作った議事録を確認するポイント
ChatGPTで議事録を作ったら、そのまま共有する前に必ず確認します。
特に議事録は、事実のズレがあると困ります。
きれいにまとまっているからOK、ではありません。
正しいか。
抜けていないか。
勝手に補われていないか。
ここを見ます。
事実と推測が混ざっていないか
まず、事実と推測が混ざっていないか確認します。
ChatGPTは自然な文章を作るのが得意です。
そのため、文脈から「こうだろう」と補ってしまうことがあります。
でも、議事録ではそれが危ないことがあります。
たとえば、期限が決まっていないのに、自然な流れで「来週まで」と書かれている。
担当者が未定なのに、誰かの名前が入っている。
こういうことがあると、あとで混乱します。
議事録では、自然さより正確さが大事です。
不明点は「要確認」で問題ありません。
担当者と期限が正しいか
次に、担当者と期限を確認します。
議事録で一番実務に影響するのはここです。
誰がやるのか。
いつまでにやるのか。
誰が確認するのか。
この情報が間違っていると、仕事がズレます。
ChatGPTが整えてくれた議事録でも、担当者と期限は必ず人間が確認しましょう。
ここは任せきりにしない方が安全です。
読む人が次に動ける内容になっているか
最後に、読む人が次に動ける内容になっているかを見ます。
議事録を読んだ人が、
「で、自分は何をすればいいの？」
となるなら、まだ整理が足りません。
次のアクションが見えること。
担当者が見えること。
期限や確認事項が見えること。
ここまであれば、議事録はかなり使いやすくなります。
議事録は記録であり、次の仕事の入口でもあります。
ただ残すだけでなく、次に動ける形にする。
ここを意識しましょう。
議事録作成でよくある失敗
ここでは、議事録作成でよくある失敗を整理します。
ChatGPTを使う場合でも、同じような失敗は起きます。
むしろ、ChatGPTがきれいに文章を整えてくれるぶん、間違いに気づきにくいこともあります。
発言を全部残そうとする
議事録でありがちなのが、発言を全部残そうとすることです。
もちろん、詳細な記録が必要な会議もあります。
でも、毎回すべての発言を残そうとすると、読む側が大変です。
会議で話されたことを全部書く。
すると、長い。
でも、要点が見えない。
こうなりがちです。
日常の業務会議では、発言録よりも要点整理の方が役立つことが多いです。
「何が決まったか」
「何が保留か」
「誰が何をするか」
まずはここを優先しましょう。
決定事項が埋もれてしまう
議事録の中で、決定事項が埋もれてしまうこともあります。
本文の途中にさらっと書かれていて、あとから見つけにくい。
これは避けたいです。
決定事項は、できれば見出しや箇条書きで分けます。
たとえば、
「決定事項」
「保留事項」
「次のアクション」
このように分けると、読む側が確認しやすくなります。
議事録は、読み返されるものです。
あとから見てすぐ分かる形にしておくと親切です。
次のアクションがあいまいになる
最後に、次のアクションがあいまいになることです。
会議では、なんとなく方向性が決まったように感じることがあります。
でも、議事録にしたときに、
「誰がやるのか」
「いつまでにやるのか」
「何を確認するのか」
が書かれていないと、次に進みにくいです。
ここは、議事録作成時に必ず確認したいところです。
もし決まっていないなら、無理に書かなくて大丈夫です。
「担当者：要確認」
「期限：未定」
「次回会議で確認」
このように残しておく方が安全です。
まとめ：議事録はChatGPTで整理し、人間が事実確認する
会議メモは、あとから見返すとぐちゃぐちゃになりやすいです。
会議中は必死に書いていても、いざ議事録にしようとすると、
「結局、何が決まったんだっけ？」
となることがあります。
そんなときは、ChatGPTで整理するとかなり楽になります。
まず、会議メモを箇条書きで出す。
次に、要点を整理してもらう。
決定事項、保留事項、次のアクションを分ける。
最後に、社内共有用の形へ整える。
この流れです。
ただし、議事録は正確さが大事です。
ChatGPTが作った文章をそのまま信じるのではなく、担当者、期限、決定事項は必ず確認しましょう。
ChatGPTは、会議メモを整理する相手としてはとても便利です。
でも、最終的に事実を確認するのは人間です。
ここは分けて考えると安心です。
会議メモがぐちゃぐちゃでも大丈夫です。
まずはそのまま箇条書きでChatGPTに渡して、決定事項と次のアクションだけでも抜き出してもらう。
それだけで、議事録作成の負担はかなり軽くなります。
