ChatGPTを仕事に使ってみたいと思っても、最初は何から始めればよいかわかりにくいかもしれません。
「AIで仕事が効率化できる」と聞いても、実際にはどの作業に使えばよいのか、どこまで任せてよいのか迷う人も多いと思います。
ChatGPTは、仕事をすべて自動で終わらせる道具ではありません。
一方で、文章を整える、情報を要約する、アイデアを出す、メモを整理するなど、日常的な作業の負担を減らす補助ツールとしては使いやすい存在です。
この記事では、ChatGPTで仕事を効率化する使い方を、初心者向けに整理します。
難しい設定や専門的な使い方ではなく、会社員、個人事業主、副業初心者でも取り入れやすい基本的な使い方を中心にまとめます。
ChatGPTは仕事の何に使えるのか
ChatGPTは、文章や情報を扱う作業と相性がよいツールです。
たとえば、次のような作業に使えます。
- メール文を作る
- 文章を読みやすく整える
- 長い文章を要約する
- 会議メモを整理する
- 企画のたたき台を作る
- アイデアを出す
- チェックリストを作る
- 説明文をわかりやすくする
特に、ゼロから考えるのが大変な作業や、頭の中にある内容を整理したい作業に向いています。
たとえば、メールを一から書くのに時間がかかる場合でも、伝えたい内容を箇条書きで入力すれば、ChatGPTに自然なメール文へ整えてもらうことができます。
また、会議メモや作業メモが散らかっている場合でも、内容を分類したり、次にやることを整理したりできます。
ただし、ChatGPTは確認なしでそのまま使うものではありません。
仕事で使う場合は、最後に必ず自分で内容を確認することが大切です。
ChatGPTで効率化しやすい仕事
ここからは、初心者でも使いやすい仕事の例を順番に見ていきます。
メール文の作成・修正
ChatGPTは、メール文の作成や修正に使いやすいです。
たとえば、取引先への返信、お礼メール、確認依頼、日程調整などです。
メール文で時間がかかる理由は、内容そのものよりも、言い方に迷うことが多いからです。
「失礼にならないか」
「少し堅すぎるか」
「もう少し自然な表現にしたい」
このような調整にChatGPTを使うと、作業時間を短くしやすくなります。
たとえば、次のように依頼できます。
「以下の内容をもとに、取引先に送る丁寧なメール文を作成してください。堅すぎず、失礼のない自然な表現にしてください。」
その下に、伝えたい内容を箇条書きで入れます。
最初から完璧なメールを書こうとせず、まずChatGPTにたたき台を作ってもらい、それを自分で確認して整える使い方がおすすめです。
文章の要約
長い文章を短くまとめる作業にも、ChatGPTは使いやすいです。
たとえば、次のような場面です。
- 長いメールの要点を整理する
- 資料の内容を短くまとめる
- 議事録から重要事項を抜き出す
- 記事やメモの内容を短くする
要約を依頼するときは、ただ「要約して」と書くよりも、何のために要約するのかを伝えると使いやすくなります。
たとえば、次のような指示です。
「以下の文章を、上司に報告するために300文字程度で要約してください。重要な決定事項と次にやることがわかるようにしてください。」
このように、目的と文字数を指定すると、使いやすい形で出力されやすくなります。
要約した内容も、必ず原文と照らし合わせて確認しましょう。
特に、数字、日付、金額、契約内容などが含まれる場合は注意が必要です。
資料や文章のたたき台作成
ChatGPTは、資料や文章のたたき台を作る作業にも向いています。
たとえば、次のようなものです。
- 社内向けの説明文
- 提案資料の構成案
- ブログ記事の見出し
- マニュアルの下書き
- お知らせ文
- FAQの案
ゼロから文章を考えるのは時間がかかります。
しかし、ChatGPTに最初のたたき台を作ってもらうことで、そこから修正する形にできます。
このとき大切なのは、完成品を一度で作ろうとしないことです。
まずは構成案を出してもらい、その後に本文を作る方が進めやすくなります。
たとえば、次のように依頼します。
「以下のテーマで、社内向け説明資料の構成案を作ってください。見出しと各項目で説明する内容を箇条書きで整理してください。」
構成を確認してから本文に進むことで、内容のズレを減らせます。
アイデア出し
ChatGPTは、アイデア出しにも使えます。
たとえば、次のような場面です。
- ブログ記事のテーマを考える
- 企画案を出す
- 商品説明の切り口を考える
- お知らせのタイトル案を出す
- 業務改善のアイデアを出す
アイデア出しで大切なのは、最初から正解を求めすぎないことです。
ChatGPTに出してもらった案をそのまま使うというより、考えるきっかけとして使うのが向いています。
たとえば、次のように依頼できます。
「個人事業主向けに、ChatGPTを仕事で活用する記事テーマを10個出してください。初心者でも使いやすい実務的なテーマにしてください。」
出てきた案の中から、使えそうなものを選び、さらに深掘りしていくと効率的です。
議事録やメモの整理
会議メモや作業メモの整理にも、ChatGPTは使えます。
たとえば、会議中に書いたメモが箇条書きで散らかっている場合でも、ChatGPTに整理を依頼できます。
使いやすい出力形式は、次のような形です。
- 決定事項
- 未決事項
- 次にやること
- 担当者
- 期限
たとえば、次のように依頼します。
「以下の会議メモを整理してください。決定事項、未決事項、次にやること、担当者、期限に分けてまとめてください。」
このように出力形式を指定すると、仕事で使いやすい形になりやすいです。
ただし、会議内容に個人情報や機密情報が含まれる場合は注意が必要です。
外部に出せない情報は入力しない、または内容をぼかして使うなど、社内ルールに合わせて判断しましょう。
チェックリスト作成
ChatGPTは、チェックリスト作成にも使いやすいです。
たとえば、次のようなチェックリストです。
- 記事公開前チェック
- メール送信前チェック
- 会議準備チェック
- WordPress投稿チェック
- 新しい業務を始める前の確認リスト
チェックリストは、抜け漏れを防ぐために役立ちます。
たとえば、ブログ記事を公開する前なら、次のように依頼できます。
「ブログ記事を公開する前のチェックリストを作ってください。初心者向けに、タイトル、本文、画像、カテゴリ、リンク、スマホ表示の確認項目を入れてください。」
このように依頼すると、作業前後の確認に使えるリストを作れます。
自分の作業に合わせてチェック項目を追加していくと、毎回の作業が安定しやすくなります。
ChatGPTに仕事を頼むときの基本
ChatGPTを仕事で使うときは、依頼文を少し具体的にすることが大切です。
あいまいな依頼だと、返ってくる内容もあいまいになります。
たとえば、次のような依頼です。
「メールを書いて」
これだけでは、誰に送るのか、何を伝えるのか、どんな雰囲気にしたいのかがわかりません。
改善するなら、次のようにします。
「取引先に送る日程調整のメール文を作成してください。候補日は3つあります。堅すぎず、丁寧な文体にしてください。」
ChatGPTに仕事を頼むときは、次の5つを意識すると使いやすくなります。
- 何をしてほしいか
- 誰に向けたものか
- 何に使うのか
- どんな文体にしたいか
- どんな形で出してほしいか
これは、プロンプト作成の基本でもあります。
ChatGPTへの指示文を詳しく知りたい場合は、「ChatGPTへの指示文の作り方｜初心者でも失敗しにくいプロンプトの基本」で整理しています。
そのまま使える仕事向けプロンプト例
ここでは、仕事でそのまま使いやすいプロンプト例をまとめます。
まず、メール文を作りたい場合です。
「以下の内容をもとに、取引先へ送る丁寧なメール文を作成してください。堅すぎず、失礼のない自然な表現にしてください。件名と本文に分けて出してください。」
文章を整えたい場合です。
「以下の文章を、社内向けの説明文として読みやすく整えてください。意味は変えずに、1文を短めにしてください。」
要約したい場合です。
「以下の文章を、重要なポイントがわかるように300文字程度で要約してください。決定事項と次にやることがあれば分けてください。」
会議メモを整理したい場合です。
「以下の会議メモを、決定事項、未決事項、次にやること、担当者、期限に分けて整理してください。」
チェックリストを作りたい場合です。
「〇〇を始める前のチェックリストを作ってください。初心者でも確認しやすいように、項目ごとに短くまとめてください。」
アイデアを出したい場合です。
「〇〇について、実務で使いやすいアイデアを10個出してください。初心者でも取り組みやすいものを優先してください。」
このように、用途ごとに型を持っておくと、毎回ゼロから考えずに済みます。
仕事で使うときの注意点
ChatGPTを仕事で使うときは、便利さだけでなく注意点も理解しておく必要があります。
特に注意したいのは、次の3つです。
1つ目は、内容を必ず確認することです。
ChatGPTの回答は自然な文章に見えても、事実関係が正しいとは限りません。
日付、金額、契約内容、規約、法律、医療、税務などに関わる内容は、必ず公式情報や専門家の確認が必要です。
2つ目は、機密情報や個人情報をそのまま入力しないことです。
会社の内部情報、顧客情報、未公開の資料などを扱う場合は、社内ルールを確認しましょう。
必要に応じて、名前や会社名を伏せたり、内容を抽象化したりすることが大切です。
3つ目は、最終判断を任せすぎないことです。
ChatGPTは、考えを整理したり、文章を作ったりする補助には向いています。
しかし、仕事上の判断や責任をすべて任せるものではありません。
最終的には、自分で確認し、自分の責任で使うことが必要です。
まずは小さな作業から使う
ChatGPTを仕事に取り入れるときは、最初から大きな業務を任せようとしない方が安全です。
まずは、小さな作業から使うのがおすすめです。
たとえば、次のような使い方です。
- メール文を整える
- 箇条書きメモを文章にする
- 長い文章を短くする
- タイトル案を出す
- チェックリストを作る
このような作業であれば、失敗しても修正しやすく、効果も感じやすいです。
慣れてきたら、資料構成、ブログ記事、業務マニュアル、企画案など、少しずつ使う範囲を広げていくとよいでしょう。
ChatGPTは、使い方に慣れるほど、自分の仕事に合わせやすくなります。
まずは毎日の小さな作業から試していくことが、仕事効率化の第一歩です。
まとめ
ChatGPTは、仕事をすべて自動化する道具ではありません。
しかし、文章作成、要約、メール文、議事録整理、アイデア出し、チェックリスト作成など、日常的な作業の負担を減らす補助ツールとして使いやすい存在です。
初心者が仕事で使うなら、まずは次のような作業から始めるのがおすすめです。
- メール文の作成・修正
- 文章の要約
- 資料や文章のたたき台作成
- アイデア出し
- 議事録やメモの整理
- チェックリスト作成
大切なのは、ChatGPTに丸投げするのではなく、下書きや整理を手伝ってもらい、最後は自分で確認することです。
まずは小さな作業から取り入れて、少しずつ自分の仕事に合う使い方を見つけていきましょう。
