長い文章を読んで、要点をまとめる作業に時間がかかることがあります。
メール、会議メモ、資料、Web記事、説明文など、仕事やブログ運営では多くの文章を扱います。
すべてを最初から丁寧に読み込む必要がある場面もありますが、まず全体像をつかみたいだけの場面もあります。
そのようなときに使いやすいのがChatGPTです。
ChatGPTは、長い文章の要点を整理したり、短くまとめたりする作業に使えます。
ただし、要約された内容をそのまま信じるのではなく、重要な情報は原文と照らし合わせて確認することが大切です。
この記事では、ChatGPTで要約する方法を、初心者向けに整理します。
仕事で使うメールや会議メモ、資料などを短くまとめるときの依頼文や注意点も紹介します。
ChatGPTは要約に使いやすい
ChatGPTは、文章の要点を整理する作業に使いやすいツールです。
長い文章を入力して、短くまとめるように依頼すると、内容を圧縮した形で出力できます。
たとえば、次のような使い方です。
「以下の文章を、重要なポイントがわかるように300文字程度で要約してください。」
このように依頼すると、長い文章の内容を短く整理できます。
要約は、単に文章を短くするだけではありません。
読む人が必要な情報をすぐに把握できるように、重要な部分を選び、不要な部分を削る作業です。
ChatGPTを使うと、その整理作業の負担を減らしやすくなります。
なお、文章を短くするだけでなく、メール文やブログ本文などを読みやすく整えたい場合は、「ChatGPTで文章を整える方法｜メール・ブログ・仕事文を読みやすくする基本」も参考になります。
ChatGPTで要約しやすい文章
ChatGPTで要約しやすい文章には、いくつか種類があります。
ここでは、初心者でも使いやすい例を整理します。
長いメール
仕事では、長いメールを受け取ることがあります。
内容が複数に分かれていたり、前提説明が長かったりすると、何が重要なのかを把握するのに時間がかかります。
このようなときは、ChatGPTに要点整理を依頼できます。
たとえば、次のように使います。
「以下のメール本文を、重要なポイント、確認が必要なこと、返信が必要なことに分けて整理してください。」
このように依頼すると、単なる要約ではなく、実務で確認しやすい形にできます。
ただし、メールには個人情報や会社情報が含まれる場合があります。
そのまま入力してよい内容かどうかは、社内ルールや情報管理の方針に合わせて判断しましょう。
会議メモ
会議メモの整理にも、ChatGPTは使いやすいです。
会議中に急いで書いたメモは、あとから見ると内容が散らかっていることがあります。
そのようなときは、次のように依頼できます。
「以下の会議メモを、決定事項、未決事項、次にやること、担当者、期限に分けて整理してください。」
会議メモでは、要約よりも「分類」が大切になることがあります。
重要な決定事項だけでなく、今後の作業や担当者も整理しておくと、実務で使いやすくなります。
ただし、会議内容に機密情報が含まれる場合は注意が必要です。
社外に出せない情報は入力しない、または名前や会社名を伏せるなどの対応をしましょう。
資料や説明文
資料や説明文の要約にも、ChatGPTは使えます。
長い資料を読む前に、まず概要を知りたい場合に便利です。
たとえば、次のような依頼ができます。
「以下の文章を、初心者にもわかるように要点だけ整理してください。重要なポイントを箇条書きでまとめてください。」
資料を要約する場合は、目的を伝えると使いやすくなります。
たとえば、上司に報告するためなのか、自分の理解のためなのか、社内共有のためなのかで、まとめ方は変わります。
重要な資料の場合は、ChatGPTの要約だけで判断せず、必ず原文も確認しましょう。
ブログ記事やWeb記事
ブログ記事やWeb記事の要約にも使えます。
たとえば、情報収集の段階で、複数の記事の内容を整理したい場合です。
ただし、他サイトの記事を扱うときは、内容の扱い方に注意が必要です。
要約を自分の理解のために使うのは便利ですが、他サイトの文章をそのままコピーしたり、言い換えただけで自分の記事に使ったりするのは避けましょう。
ブログ運営で使う場合は、参考情報として整理し、自分の言葉で記事を作ることが大切です。
箇条書きメモ
箇条書きメモを要約する使い方も便利です。
自分で書いたメモが長くなったとき、重要な部分だけを整理できます。
たとえば、次のように依頼します。
「以下の箇条書きメモを、重要度の高い順に整理し、要点を短くまとめてください。」
この使い方は、仕事のメモ、ブログ記事の下書き、打ち合わせ前の整理などに向いています。
最初からきれいな文章を書く必要はありません。
まずは箇条書きで書き出し、それをChatGPTに整理してもらうと作業しやすくなります。
要約を依頼するときに伝えること
ChatGPTに要約を依頼するときは、ただ「要約して」と書くだけでも動きます。
ただし、目的に合った要約にするには、いくつか条件を伝えた方が使いやすくなります。
何のために要約するのか
まず、要約の目的を伝えます。
たとえば、次のような目的です。
- 自分が内容を理解するため
- 上司に報告するため
- 社内で共有するため
- 返信すべき内容を整理するため
- ブログ記事の参考情報として整理するため
- 会議後のタスクを確認するため
目的によって、必要なまとめ方は変わります。
「自分の理解用」なら少し詳しくてもよいですが、「上司への報告用」なら短く要点だけにした方がよい場合があります。
依頼文では、次のように伝えます。
「上司に報告するために、重要なポイントだけを300文字程度で要約してください。」
このように目的を入れると、出力の方向性が整いやすくなります。
どのくらいの長さにするのか
要約では、長さの指定も重要です。
同じ文章でも、100文字にまとめるのか、300文字にまとめるのか、箇条書き5項目にするのかで結果は変わります。
たとえば、次のように指定できます。
- 100文字程度
- 300文字程度
- 箇条書き3つ
- 箇条書き5つ
- 1分で読める長さ
- A4半ページ程度
長さを指定しないと、思ったより長い要約や短すぎる要約になることがあります。
初心者は、まず「300文字程度」や「箇条書き5つ」から試すと使いやすいです。
どんな形で出してほしいのか
要約の形式も指定しましょう。
たとえば、次のような形式です。
- 文章でまとめる
- 箇条書きでまとめる
- 表で整理する
- 決定事項と次にやることに分ける
- 重要ポイントと注意点に分ける
- メール返信に必要な点だけ整理する
仕事で使う場合は、ただ短くするよりも、用途に合わせて分類した方が使いやすくなります。
たとえば、会議メモなら「決定事項」「未決事項」「次にやること」に分けると便利です。
長いメールなら「要点」「確認事項」「返信が必要なこと」に分けると確認しやすくなります。
残してほしい情報は何か
要約では、削ってよい情報と残すべき情報があります。
ChatGPTに任せるだけだと、自分にとって重要な情報が省略されることもあります。
そのため、残してほしい情報を指定すると安心です。
たとえば、次のように伝えます。
「日付、金額、期限、担当者は省略しないでください。」
「決定事項と次にやることは必ず残してください。」
「相手に返信が必要な内容を優先してください。」
このように指定すると、実務で使いやすい要約になりやすくなります。
そのまま使える要約の依頼文
ここでは、ChatGPTにそのまま入力しやすい要約の依頼文をまとめます。
基本の要約です。
「以下の文章を、重要なポイントがわかるように300文字程度で要約してください。」
箇条書きでまとめたい場合です。
「以下の文章を、重要なポイントに絞って箇条書き5つでまとめてください。」
長いメールを整理したい場合です。
「以下のメール本文を、要点、確認が必要なこと、返信が必要なことに分けて整理してください。」
会議メモを整理したい場合です。
「以下の会議メモを、決定事項、未決事項、次にやること、担当者、期限に分けて整理してください。」
上司に報告する形にしたい場合です。
「以下の内容を、上司に報告するために300文字程度で要約してください。決定事項と今後の対応がわかるようにしてください。」
初心者向けに整理したい場合です。
「以下の文章を、初心者にもわかるように要点だけ整理してください。専門用語はできるだけ避けてください。」
重要情報を残したい場合です。
「以下の文章を要約してください。ただし、日付、金額、期限、担当者、決定事項は省略しないでください。」
このように、目的と形式をセットで伝えると、使いやすい要約になりやすいです。
ChatGPTで要約した後に確認すること
ChatGPTで要約した後は、必ず確認が必要です。
確認したいポイントは次の通りです。
- 原文の意味が変わっていないか
- 重要な情報が抜けていないか
- 日付や金額が正しいか
- 担当者や期限が抜けていないか
- 結論が変わっていないか
- 不確かな情報が断定されていないか
- 自分の用途に合う形になっているか
特に、仕事で使う要約では、数字や日付の確認が大切です。
ChatGPTが自然な文章でまとめていても、原文の重要な条件が抜けている場合があります。
要約は便利ですが、最終確認は自分で行いましょう。
要約で注意したいこと
ChatGPTで要約するときは、いくつか注意点があります。
まず、機密情報や個人情報をそのまま入力しないことです。
会社の内部資料、顧客情報、未公開情報、契約内容などを扱う場合は、社内ルールを確認しましょう。
必要に応じて、名前や会社名を伏せたり、具体的な数字を入れない形にしたりすることが大切です。
次に、要約だけで判断しないことです。
要約はあくまで、内容を早く把握するための補助です。
重要な意思決定、契約判断、法律・税務・医療などの専門判断に使う場合は、必ず原文や専門家の確認が必要です。
また、他人の文章を要約して公開する場合にも注意が必要です。
他サイトの記事や資料をそのまま要約して掲載するのではなく、自分の理解を整理するために使い、自分の言葉で記事を作るようにしましょう。
まとめ
ChatGPTは、長い文章を短く整理する作業に使いやすいツールです。
長いメール、会議メモ、資料、ブログ記事、箇条書きメモなど、さまざまな文章の要約に使えます。
要約を依頼するときは、次の4つを伝えると使いやすくなります。
- 何のために要約するのか
- どのくらいの長さにするのか
- どんな形で出してほしいのか
- 残してほしい情報は何か
ただし、ChatGPTの要約は必ずしも完全ではありません。
重要な情報、日付、金額、期限、担当者、決定事項などは、必ず原文と照らし合わせて確認しましょう。
ChatGPTは、読む作業をすべて代わりに行うものではなく、文章を短く整理し、理解や確認の負担を減らすための補助ツールとして使うのがおすすめです。
