会議中は、ちゃんとメモしているつもり。
でも、あとから見返すと、
「これ、結局何が決まったんだっけ？」
となることはありませんか？
発言は書いてある。
キーワードも残っている。
なんとなく流れも分かる。
でも、議事録にしようとすると急に手が止まる。
何を残せばいいのか。
どの順番で書けばいいのか。
誰が何をやることになったのか。
どこまで細かく書けばいいのか。
会議メモって、取っているときは必死なんですよね。
とりあえず書く。
聞き逃さないように書く。
あとで分かるはずと思って書く。
でも、あとで見返すと、だいたい自分にしか分からない暗号みたいになっています。
今回は、そんな会議メモをChatGPTで議事録テンプレートに整える方法を整理します。
完璧な議事録作成講座ではありません。
毎回の会議後に「また議事録か……」と重くならないための、実務向けのテンプレート作りです。
会議メモは、あとから見ると意外と読めない
会議中のメモは、思っている以上に雑になります。
話を聞きながら書くので、当然です。
・単語だけ残っている
・誰の発言か分からない
・決定事項と意見が混ざっている
・やることが書いてあるようで、担当者が分からない
・期限があった気がするけど、書いていない
こういうこと、普通にあります。
会議中は分かった気がしているんです。
でも、時間がたつと忘れます。
特に、会議が終わったあとに別の仕事を挟むと、もうかなり怪しいです。
「あれ、これは決まった話だっけ？ただの案だっけ？」
こうなると、議事録を書く手が止まります。
会議メモが散らかるのは、メモの取り方が悪いというより、最初から整理する型がないことが多いです。
議事録で迷う原因は「書く項目」が決まっていないこと
議事録で迷う原因は、文章力だけではありません。
一番大きいのは、「何を書くか」が決まっていないことです。
たとえば、会議メモを見ながら、
・会議の目的を書くべきか
・発言を時系列で並べるべきか
・決定事項だけまとめるべきか
・次の作業を別に書くべきか
・雑談や補足は入れるべきか
こんなことを毎回考えていると、疲れます。
そして、だいたい後回しになります。
正直、議事録ってテンションが上がる作業ではありません。
やった方がいいのは分かる。
残しておいた方が後で助かる。
でも、会議が終わった直後は別の仕事もある。
だからこそ、毎回ゼロから考えない仕組みが必要です。
以前、会議メモをChatGPTで議事録として整理する方法について書きました。
会議メモがぐちゃぐちゃな人へ。ChatGPTで議事録を整理する方法
今回の記事では、そこから一歩進めて、毎回使える「議事録テンプレート」として型にしていきます。
ChatGPTで作るなら、議事録の型を先に決める
ChatGPTに会議メモを渡して、
「議事録にしてください」
と頼めば、ある程度は整理してくれます。
それだけでもかなり助かります。
ただ、毎回その場で頼み方を考えていると、また別のところで手が止まります。
大事なのは、議事録の型を先に決めておくことです。
たとえば、毎回この順番で整理すると決めておきます。
・会議名
・日時
・参加者
・会議の目的
・決定事項
・共有事項
・未決定事項
・次にやること
・担当者
・期限
これがあるだけで、かなり楽になります。
会議メモが多少ぐちゃぐちゃでも、ChatGPTにこの型へ整理してもらえばいいからです。
前回の記事では、報告文をテンプレート化する考え方を整理しました。
報告文、毎回うまくまとまらない人へ。ChatGPTで報告テンプレートを作る話
報告文も議事録も、共通しているのは「情報を並べる順番」が大事だということです。
文章をうまく書こうとする前に、まず型を決める。
これだけで、作業の重さがかなり変わります。
議事録テンプレートに入れておきたい要素
議事録テンプレートは、細かくしすぎると使いにくくなります。
私も以前、かなり丁寧な議事録テンプレートを作ろうとしたことがあります。
会議概要、背景、目的、参加者、議題、発言要旨、決定事項、保留事項、課題、アクション、期限、補足、次回議題……。
きれいには見えました。
でも、入力する項目が多すぎて、毎回使う気になれませんでした。
テンプレートは、立派に見せるためのものではありません。
「会議後の自分を助けるもの」です。
まずは、次の5つを押さえれば十分です。
会議の目的
最初に、会議の目的を書きます。
何のための会議だったのか。
ここがないと、議事録全体の意味がぼやけます。
たとえば、
・新しい企画の進め方を決めるため
・進捗状況を共有するため
・課題を整理するため
・次回までの担当を決めるため
・方針の確認をするため
会議の目的が分かると、あとから見返したときに理解しやすくなります。
特に、何週間か後に見返すときは大事です。
「この会議、何の話だったっけ？」
となるのを防げます。
決まったこと
議事録で一番大事なのは、決まったことです。
ここは、できるだけはっきり書きます。
たとえば、
・〇〇の方針で進める
・次回までに△△を確認する
・□□案を採用する
・日程は〇月〇日にする
・担当は〇〇さんにする
会議では、意見がたくさん出ます。
でも、議事録で一番必要なのは、最終的に何が決まったかです。
ここがぼやけていると、あとで困ります。
「話していた気はするけど、決定だったっけ？」
この状態が一番危ないんですよね。
未決定のこと
決まらなかったことも、議事録に残しておくと便利です。
たとえば、
・金額は未定
・日程は再調整
・担当者は次回決定
・追加資料を確認してから判断
・先方の回答待ち
未決定のことを書くのは、少し面倒に感じるかもしれません。
でも、ここを残しておくと、次回の会議が楽になります。
「前回、何が保留だったっけ？」
を思い出さなくて済むからです。
特に、複数人が関わる仕事では、未決定事項の管理が大事です。
決まったことだけでなく、まだ決まっていないことも見えるようにしておく。
これが議事録の使いやすさにつながります。
次にやること
議事録は、会議の記録で終わらせるともったいないです。
次にやることまで整理しておくと、かなり実務で使いやすくなります。
たとえば、
・資料を修正する
・見積もりを確認する
・先方に連絡する
・次回会議の日程を調整する
・社内で再確認する
会議後に必要なのは、きれいな文章よりも「次に何をするか」です。
ここが整理されていないと、せっかく会議をしても動きが止まります。
以前、会議後の作業をアクションリストにする記事も作りました。
会議後の作業が曖昧な人へ。ChatGPTでアクションリストを作る方法
議事録テンプレートの中にも、アクションリストにつながる項目を入れておくと、後の作業がかなり楽になります。
担当者と期限
次にやることを書くなら、担当者と期限もセットにした方がいいです。
たとえば、
・〇〇さん：資料修正：〇月〇日まで
・△△さん：先方確認：今週中
・□□さん：次回案作成：次回会議まで
ここがないと、タスクが宙に浮きます。
「誰かがやるはず」になってしまうんですよね。
会議後によくあるのが、
「これ、誰がやるんでしたっけ？」
という状態です。
地味に気まずいです。
だから、議事録テンプレートには、担当者と期限の欄を入れておくと安心です。
ChatGPTで議事録テンプレートを作るプロンプト例
ここからは、実際に使えるプロンプト例です。
まずは、会議メモを議事録テンプレートに整理するための基本プロンプトです。
会議メモを、使いやすい議事録テンプレートに整理してください。
【目的】
会議後に、決定事項と次にやることが分かるようにしたいです。【出力形式】
以下の項目で整理してください。・会議名
・日時
・参加者
・会議の目的
・決定事項
・共有事項
・未決定事項
・次にやること
・担当者
・期限
・次回確認すること【文体】
仕事向けに、簡潔で分かりやすくしてください。
長すぎる説明は避けてください。【会議メモ】
ここに会議メモを貼り付けます。
この形にしておくと、メモが多少散らかっていても、ChatGPTが項目ごとに整理しやすくなります。
もう少しテンプレート自体を作りたい場合は、次のように頼みます。
今後の会議で使い回せる議事録テンプレートを作ってください。
【使う場面】
社内会議【目的】
決定事項、未決定事項、次にやることを分かりやすく残したい【入れてほしい項目】
・会議名
・日時
・参加者
・会議の目的
・議題
・決定事項
・未決定事項
・アクションリスト
・担当者
・期限
・次回確認事項【出力形式】
そのままコピーして使えるテンプレート形式
差し替え部分が分かる形
使うときの注意点
このテンプレートを1つ作っておくと、次回から会議メモを貼って整理するだけで済みます。
さらに、ChatGPTへの頼み方そのものを毎回考えるのが面倒な場合は、プロンプト自体もテンプレート化しておくと楽です。
ChatGPTに何て頼むか、毎回そこで止まる。プロンプトをテンプレ化する話
議事録テンプレートとプロンプトテンプレートをセットで持っておくと、会議後の作業がかなり軽くなります。
議事録テンプレートを使うときの注意点
議事録テンプレートは便利ですが、使い方には少し注意が必要です。
ここを押さえておくと、あとで見返したときに使いやすくなります。
メモをきれいに取ろうとしすぎない
会議中のメモを、最初からきれいに取ろうとしすぎなくて大丈夫です。
きれいに書こうとすると、聞く方がおろそかになります。
これは、わりとあります。
メモを整えることに集中しすぎて、大事な話を聞き逃す。
本末転倒です。
会議中は、多少雑でもいいので、重要そうなことを残す。
会議後にChatGPTで整理する。
この流れの方が現実的です。
テンプレートは、会議中に完璧なメモを取るためではなく、会議後に整理しやすくするために使います。
発言録ではなく、決定事項を整理する
議事録というと、発言を細かく残さなければいけない気がします。
もちろん、場面によっては詳細な発言録が必要なこともあります。
でも、日常的な仕事の会議では、すべての発言を残すより、
・何が決まったか
・何が残っているか
・次に誰が何をするか
を整理する方が役に立つことが多いです。
発言を全部書こうとすると、議事録が長くなります。
読む側も疲れます。
「きれいに全部残す」より、「次に動ける形にする」。
ここを意識すると、議事録が実務で使いやすくなります。
人名・期限・数字は必ず確認する
ChatGPTで整理した議事録は、最後に必ず確認してください。
特に注意したいのは、
・人名
・会社名
・日付
・期限
・金額
・数量
・担当者
・決定事項
このあたりです。
ChatGPTがきれいに整えてくれても、元のメモがあいまいだと、内容もあいまいになります。
そして、議事録の間違いはあとで困ります。
担当者が違う。
期限が違う。
決定事項が違う。
これは、ちょっと怖いです。
だから、最後の確認だけは自分でやる。
面倒ですが、ここだけは省かない方がいいです。
まずは次の会議メモを1つだけテンプレート化する
議事録テンプレートを作るとき、最初から完璧なものを作る必要はありません。
まずは、次の会議メモを1つだけ使ってみてください。
会議が終わったあと、メモをChatGPTに貼って、
この会議メモを、今後も使い回せる議事録テンプレートに整理してください。
条件：
・決定事項を分かりやすくする
・未決定事項を分ける
・次にやること、担当者、期限を整理する
・長すぎず、仕事でそのまま使える形にする会議メモ：
〇〇
このように頼むだけでも、かなり整理されます。
実際の会議メモから作ると、自分の仕事に合ったテンプレートになります。
理想のテンプレートを頭で考えるより、いつもの会議メモを整える方が早いです。
テンプレートは、最初から完成形を目指さなくて大丈夫です。
使いながら、
「この項目はいらないな」
「担当者欄はあった方がいいな」
「次回確認事項も必要だな」
と少しずつ調整していけば十分です。
まとめ：議事録は、記憶力ではなく型で楽にできる
会議メモが散らかると、議事録を書くのが一気に面倒になります。
でも、それは自分の記憶力が悪いからではありません。
会議中は話を聞きながら、判断しながら、メモも取っています。
そりゃ散らかります。
だからこそ、あとで整理できる型を持っておくことが大事です。
会議の目的。
決定事項。
未決定事項。
次にやること。
担当者と期限。
この型があるだけで、会議後の作業はかなり軽くなります。
まずは次の会議メモを1つだけ、ChatGPTで議事録テンプレートに整理してみてください。
完璧な議事録を目指さなくて大丈夫です。
「あとで見返して、次に何をすればいいか分かる」
まずはそこまでで十分です。
明日の自分が会議メモの暗号解読をしなくて済むように、今日のうちに型を1つ作っておきましょう。
