チェックリストって、便利です。
やることが見える。
抜け漏れを防げる。
確認したかどうかが分かる。
分かってはいるんです。
でも、毎回チェックリストを作るのは、地味に面倒ではありませんか？
「今回も確認項目を作った方がいいよな」
「でも、何を入れればいいんだっけ」
「前にも似たようなの作った気がするけど、どこにある？」
こうして、結局その場の記憶で確認してしまう。
そしてあとから、
「あ、あれ確認してなかった」
となる。
これ、かなりあるあるです。
今回は、ChatGPTを使って、毎回使い回せる確認テンプレートを作る方法を整理します。
完璧なチェックリストを作る話ではありません。
毎回ゼロから考えずに、抜け漏れを減らすための実務向けのテンプレート作りです。
チェックリストは便利。でも毎回作るのは地味に面倒
チェックリストは、作っておくと便利です。
ただ、作るまでが少し面倒です。
作業ごとに確認することは違います。
相手に見せるものか、自分だけで使うものかでも変わります。
ブログ投稿、メール送信、資料作成、会議準備、WordPress更新。
それぞれ確認項目が違います。
だから、そのたびに考えることになります。
「何を確認するんだっけ？」
ここで手が止まるんですよね。
しかも、チェックリストを作る作業そのものは、目立ちません。
ちゃんとやっても、誰かに褒められるわけではない。
でも、やらないとミスが出る。
こういう作業が一番しんどいです。
やった方がいいのは分かる。
でも、毎回やるには少し重い。
だからこそ、チェックリストはテンプレート化しておく価値があります。
抜け漏れが起きる原因は「確認項目」が頭の中にあること
抜け漏れが起きる原因は、能力の問題だけではありません。
多くの場合、確認項目が頭の中だけにあることが原因です。
「これは毎回確認しているから大丈夫」
そう思っていても、忙しい日は普通に抜けます。
作業が重なった日。
急ぎの連絡が入った日。
途中で別の用事が入った日。
夜に眠いまま作業している日。
こういうとき、人の記憶はかなりあやしいです。
私も、何度も同じような確認をしているはずなのに、なぜか最後の1項目だけ抜けることがあります。
しかも、そういう抜けに限って、あとで気づくと地味に痛い。
「なんでここ見なかったんだろう」
と思うんですが、理由はシンプルです。
頭の中だけで確認しているからです。
確認することは、頭で覚えるより、外に出した方が楽です。
チェックリストは、そのための道具です。
以前、仕事の抜け漏れを防ぐチェックリスト作成についても整理しました。
抜け漏れが不安な人へ。ChatGPTで仕事のチェックリストを作る方法
今回の記事では、そこから一歩進めて、毎回使い回せる「確認テンプレート」として型にしていきます。
ChatGPTで作るなら、チェックリストをテンプレート化する
ChatGPTに、
「この作業のチェックリストを作って」
と頼むだけでも、ある程度の確認項目は出してくれます。
それだけでも便利です。
ただ、毎回その場で頼んでいると、また同じことを繰り返すことになります。
大事なのは、よく使う確認作業をテンプレート化することです。
たとえば、
・ブログ公開前チェック
・メール送信前チェック
・資料提出前チェック
・会議準備チェック
・WordPress投稿チェック
・画像設定チェック
・報告文送信前チェック
こういう作業は、何度も発生します。
そのたびにチェックリストを作るのではなく、最初に型を作っておく。
すると、次からは少し直すだけで使えます。
WordPress投稿に関しては、以前に投稿テンプレートの作り方も整理しました。
公開前チェックを毎回思い出すの、そろそろやめたい。WordPress投稿テンプレートの作り方
チェックリストも同じです。
毎回思い出すのではなく、必要な確認を型にしておく。
この方が、作業がかなり軽くなります。
確認テンプレートに入れておきたい要素
確認テンプレートを作るときは、ただ項目を並べればいいわけではありません。
使いやすくするには、確認するタイミングごとに分けるのがおすすめです。
私も以前、チェックリストをとにかく細かく作ったことがあります。
20項目以上並べて、これで完璧だと思いました。
でも、実際に使うと長すぎる。
毎回見るのが面倒になって、結局使わなくなりました。
テンプレートは、立派に作るより「使い続けられる軽さ」が大事です。
まずは、次の5つくらいに分けると使いやすくなります。
作業前に確認すること
まずは、作業を始める前に確認する項目です。
たとえば、
・必要な情報はそろっているか
・目的ははっきりしているか
・誰に向けた作業か分かっているか
・使う資料やファイルは準備できているか
・締切や提出先を確認しているか
作業前の確認は、地味ですが大事です。
ここがあいまいなまま始めると、あとで手戻りが増えます。
「とりあえず始める」は早そうに見えます。
でも、目的や条件があいまいだと、結局あとで直すことになります。
作業前のチェックは、未来の自分を助けるためのものです。
作業中に確認すること
次に、作業中に確認する項目です。
たとえば、
・目的からズレていないか
・必要な情報が抜けていないか
・相手に伝わる順番になっているか
・表現が分かりにくくなっていないか
・作業の途中で追加確認が必要な点はないか
作業中は、つい目の前のことに集中します。
それ自体は悪くありません。
でも、集中していると、全体の目的から少しズレることがあります。
特に文章作成や資料作成では、
「書いているうちに何が言いたいのか分からなくなる」
ということがあります。
作業中の確認項目があると、途中で軌道修正しやすくなります。
作業後に確認すること
作業後の確認は、チェックリストの中でも特に大事です。
たとえば、
・誤字脱字はないか
・日付や数字に間違いはないか
・名前や会社名は正しいか
・添付ファイルはあるか
・リンク先は正しいか
・カテゴリや設定は合っているか
・公開や送信の前に最終確認したか
ここは、ぶっちゃけ面倒です。
作業が終わった瞬間って、もう終わった気分になります。
「はい、完了」
と思いたくなります。
でも、最後の確認でミスを防げることは多いです。
特に日付、数字、リンク、名前。
ここは本当に間違えやすいです。
作業後チェックは、面倒でもテンプレートに入れておいた方がいいです。
人に見せる前に確認すること
人に見せるものは、少し別の確認が必要です。
たとえば、
・相手が知りたい内容になっているか
・専門用語が多すぎないか
・説明不足の部分はないか
・長すぎて読みにくくないか
・失礼な表現になっていないか
・結論が分かりやすいか
自分用のメモなら多少雑でも問題ありません。
でも、人に見せるものは、相手が読んで分かる形にする必要があります。
ここで大事なのは、「自分が分かるか」ではなく「相手が迷わないか」です。
これをチェックリストに入れておくと、文章や資料の質が安定します。
次回のために残すこと
最後に、次回のために残す項目です。
これは意外と忘れがちです。
たとえば、
・次回も使えそうな項目はあるか
・不要だった項目はあるか
・追加した方がいい確認はあるか
・今回ミスしそうになった部分はどこか
・次回テンプレートに反映することはあるか
チェックリストは、一度作って終わりではありません。
使いながら少しずつ直す方が、実務に合ってきます。
最初から完璧を目指すより、
「今回使ってみて、1つだけ直す」
くらいで十分です。
この積み重ねで、だんだん使いやすい確認テンプレートになります。
ChatGPTで確認テンプレートを作るプロンプト例
ここからは、実際に使えるプロンプト例です。
まずは、仕事で使いやすい確認テンプレートを作るプロンプトです。
仕事で使う確認チェックリストのテンプレートを作りたいです。
以下の条件に合わせて、使い回しやすい形に整理してください。【作業内容】
〇〇【目的】
抜け漏れを防ぎ、毎回ゼロから確認項目を考えないようにしたい【分けてほしい項目】
・作業前に確認すること
・作業中に確認すること
・作業後に確認すること
・人に見せる前に確認すること
・次回のために残すこと【文体】
実務でそのまま使えるように、簡潔で分かりやすくしてください。【出力形式】
チェックボックス形式
重要度が高い項目には「特に重要」と書いてください。
項目数は多すぎないようにしてください。
このプロンプトを使うと、作業の流れに沿ったチェックリストを作れます。
さらに、よく使う作業別にまとめたい場合は、次のように頼むと便利です。
以下の作業ごとに、使い回しやすい確認テンプレートを作ってください。
・メール送信前チェック
・資料提出前チェック
・ブログ公開前チェック
・WordPress投稿前チェック
・会議前チェックそれぞれについて、
- 必ず確認する項目
- 状況によって確認する項目
- よくある抜け漏れ
を整理してください。
この形にしておくと、作業ごとの確認テンプレートが作りやすくなります。
ChatGPTへの頼み方自体を毎回考えるのが面倒な場合は、プロンプトもテンプレート化しておくと楽です。
ChatGPTに何て頼むか、毎回そこで止まる。プロンプトをテンプレ化する話
チェックリストテンプレートとプロンプトテンプレートをセットで持っておくと、毎回の確認作業がかなり軽くなります。
チェックリストテンプレートを使うときの注意点
チェックリストテンプレートは便利ですが、作り方を間違えると使わなくなります。
ここは少し注意したいところです。
項目を増やしすぎない
チェックリストは、項目が多いほど安心に見えます。
でも、多すぎると使いません。
最初はやる気があるので、細かく作りたくなります。
でも、毎回20項目、30項目を確認するのは大変です。
特に日常的な作業では、長すぎるチェックリストは続きません。
まずは、
・絶対に確認すること
・よくミスすること
・間違えると困ること
この3つを中心に作るくらいで十分です。
テンプレートは、完璧にするより、使われることの方が大事です。
毎回使う項目と状況別の項目を分ける
チェックリストは、毎回使う項目と、状況によって使う項目を分けると使いやすくなります。
たとえば、メール送信前なら、
毎回確認すること：
・宛先
・件名
・本文
・添付ファイル
・誤字脱字
状況によって確認すること：
・金額
・日付
・契約内容
・社外秘情報
・複数人への共有
このように分けておくと、確認が軽くなります。
毎回全部を見る必要はありません。
必要なときだけ追加項目を見る。
このくらいの方が、実務では続きます。
チェックする順番まで決めておく
チェックリストは、項目だけでなく順番も大事です。
順番がバラバラだと、確認しながら迷います。
たとえば、WordPress投稿なら、
・タイトル
・本文
・カテゴリ
・スラッグ
・メタディスクリプション
・アイキャッチ画像
・代替テキスト
・PC表示
・スマホ表示
のように、実際の作業順に並んでいる方が使いやすいです。
確認する順番が決まっていると、作業が流れます。
「次に何を見るんだっけ？」
と考える時間が減ります。
チェックリストは、確認項目の一覧ではなく、作業の流れを助けるものです。
まずはよくある作業を1つだけテンプレート化する
確認テンプレートを作るとき、最初から全部そろえる必要はありません。
まずは、よくある作業を1つだけ選んでください。
たとえば、
・メール送信前
・ブログ公開前
・資料提出前
・WordPress投稿前
・会議前
この中で、自分がよくミスしそうなものから始めるのがおすすめです。
今日使う作業があるなら、それをそのままテンプレート化してみてください。
次の作業について、今後も使い回せる確認テンプレートを作ってください。
【作業内容】
〇〇【目的】
抜け漏れを防ぎたい【条件】
・作業前、作業中、作業後に分ける
・項目数は多すぎないようにする
・特に重要な項目が分かるようにする
・次回も使いやすい形にする
こうして作ったテンプレートは、実際の作業に合いやすくなります。
理想のチェックリストを作るより、今日の作業から作る方が早いです。
そして、使ったあとに1つだけ直す。
これで十分です。
まとめ：確認は気合いではなく、型に任せていい
確認作業は、地味です。
でも、抜けると困ります。
だから、毎回ちゃんと確認しようとします。
ただ、全部を頭の中で覚えておくのは無理があります。
忙しい日もあります。
疲れている日もあります。
途中で別の作業が入る日もあります。
そんな中で、毎回完璧に思い出すのはしんどいです。
だからこそ、確認は気合いではなく、型に任せていい。
ChatGPTで確認テンプレートを作っておけば、毎回ゼロから考えなくて済みます。
まずは今日よく使う作業を1つだけ、チェックリスト化してみてください。
メール送信前でもいいです。
ブログ公開前でもいいです。
資料提出前でも十分です。
たった1つでも、次の自分が助かります。
「あれ確認したっけ？」を減らすために、まずは小さな確認テンプレートを1つ作っておきましょう。
