仕事をしていると、何度も同じような作業をしていることがあります。
似たようなメールを書く。
同じような報告文を作る。
毎回、確認項目を思い出す。
毎回、作業手順を説明する。
毎回、文章の出だしで少し止まる。
「これ、前にもやったよな……」
そう思いながら、またゼロから考えている。
正直、地味に疲れます。
大きな仕事ではないのに、毎回少しずつ時間を取られる。
しかも、急いでいるときほど抜け漏れも起きやすい。
こういう仕事は、ChatGPTを使ってテンプレート化しておくとかなり楽になります。
この記事では、毎回同じ作業で疲れる人向けに、ChatGPTで仕事をテンプレート化する方法を紹介します。
先に抜け漏れ防止の確認リストを作りたい場合は、こちらの記事も使いやすいです。
抜け漏れが不安な人へ。ChatGPTで仕事のチェックリストを作る方法
また、今日の作業全体を整理したい場合は、
今日やることが決まらない人へ。ChatGPTで1日の作業計画を作る方法
から進めると、テンプレート化する作業も見つけやすくなります。
毎回ゼロから考える仕事は、思った以上に疲れる
仕事の中には、毎回まったく新しいものもあります。
でも実際には、似たような作業を繰り返していることも多いです。
たとえば、
- メール返信
- 報告文作成
- 社内共有
- 議事録整理
- 依頼文作成
- 確認リスト作成
- 投稿前チェック
- お客様への案内文
- 定例作業の手順説明
内容は少しずつ違っても、流れは似ています。
それなのに、毎回ゼロから考えていると疲れます。
「どう書き出そう」
「何を入れればいいんだっけ」
「前回の文章どこにあったかな」
「また同じことを考えてる気がする」
こういう小さな迷いが積み重なると、思った以上に時間を使います。
同じような作業なのに毎回時間がかかる
同じような作業なのに毎回時間がかかる理由は、作業そのものより「考える部分」が残っているからです。
たとえば、メール返信なら、
- 書き出し
- 相手への一言
- 要件の伝え方
- 確認事項
- 締めの言葉
このあたりを毎回考えています。
報告文なら、
- 何から書くか
- どこまで詳しく書くか
- 結論を先に出すか
- 補足をどこに入れるか
- 次の対応をどう書くか
ここで止まりやすいです。
作業時間というより、判断時間がかかっているんですよね。
しかも、忙しいときほどこの判断が重くなります。
仕事だけでも頭がいっぱいなのに、毎回文章の型まで考えるのは、なかなかしんどいです。
テンプレート化は手抜きではなく仕組み化
テンプレートというと、少し手抜きのように感じる人もいるかもしれません。
でも、実務ではまったく逆です。
テンプレート化は、手抜きではなく仕組み化です。
毎回同じところで迷わないようにする。
抜け漏れを減らす。
作業の品質を安定させる。
疲れている日でも、最低限の形にできる。
そのための道具です。
もちろん、全部をコピペだけで済ませるわけではありません。
相手や状況に合わせて直す部分はあります。
でも、土台があるだけでかなり楽です。
白紙から始めるのと、7割できた型から始めるのでは、負担がまったく違います。
テンプレート化の目的は、仕事を雑にすることではありません。
毎回考えなくていい部分を減らして、本当に考えるべきところに時間を使うことです。
テンプレート化しやすい仕事の例
では、どんな仕事がテンプレート化しやすいのでしょうか。
基本的には、次のような仕事です。
- 何度も繰り返している
- 流れがある程度決まっている
- 毎回似たような文章を書く
- 確認項目が決まっている
- 人に説明することが多い
- 毎回ゼロから考えるのが面倒
こういう作業は、テンプレート化しやすいです。
メールや返信文
まずテンプレート化しやすいのが、メールや返信文です。
たとえば、
- 問い合わせへの返信
- 日程調整メール
- 確認依頼メール
- 資料送付メール
- お礼メール
- 催促になりすぎない確認メール
- 断りのメール
- 社内への共有メール
こういう文章は、毎回少しずつ違っても、基本の流れは似ています。
たとえば、確認依頼メールなら、
- 相手への一言
- 確認してほしい内容
- 期限
- 補足
- 締めの言葉
という流れが作れます。
この型があるだけで、かなり書きやすくなります。
メール文を毎回ゼロから考えている人は、まずここからテンプレート化するのがおすすめです。
報告文や共有文
報告文や共有文もテンプレート化しやすいです。
特に、仕事の進捗報告は型があると楽になります。
たとえば、
- 現在の状況
- 完了したこと
- 未完了のこと
- 問題点
- 次にやること
- 確認してほしいこと
このように分けるだけで、読みやすくなります。
報告文は、書く側も悩みますが、読む側も分かりにくいと困ります。
「何が終わっていて、何が残っているのか」
「次に何をすればいいのか」
「判断が必要なのか、共有だけなのか」
ここが見えると、仕事が進みやすくなります。
以前の記事で扱った報告文作成の考え方ともつながります。
毎回なんとなく報告している場合は、報告文テンプレートを作っておくとかなり使いやすくなります。
チェックリストや作業手順
チェックリストや作業手順も、テンプレート化に向いています。
たとえば、
- 投稿前チェックリスト
- 資料提出前チェックリスト
- 会議前チェックリスト
- メール送信前チェックリスト
- 定例作業の手順
- 新人や外注先への説明手順
- 月末処理の確認項目
こういうものは、一度作ると何度も使えます。
毎回頭の中で確認していることを外に出すだけでも、かなり楽になります。
抜け漏れ防止のチェックリストを作る方法は、前回の記事でも紹介しました。
ChatGPTで仕事のチェックリストを作る方法
今回の記事では、そのチェックリストも含めて「毎回使える型」にしていくイメージです。
ChatGPTで仕事をテンプレート化する基本手順
ここからは、ChatGPTで仕事をテンプレート化する流れです。
難しく考えなくて大丈夫です。
流れはこの3つです。
- 繰り返している作業を書き出す
- よく使う流れを整理してもらう
- 空欄つきのテンプレートにしてもらう
この順番で進めます。
繰り返している作業を書き出す
まずは、自分がよく繰り返している作業を書き出します。
きれいにまとめなくて大丈夫です。
たとえば、
- 毎回、日程調整メールを書いている
- 毎回、資料送付メールを書いている
- 毎週、進捗報告を書いている
- 毎回、投稿前チェックをしている
- 毎回、会議後にアクションリストを作っている
- 毎月、同じような確認作業をしている
こんな感じで十分です。
「またこれやってるな」と思う作業があれば、それはテンプレート化の候補です。
ポイントは、面倒に感じている作業から選ぶことです。
面倒な作業ほど、テンプレート化したときの効果が大きいです。
よく使う流れを整理してもらう
次に、その作業の流れをChatGPTに整理してもらいます。
たとえば、日程調整メールなら、
- 相手への挨拶
- 候補日の提示
- 都合の確認
- 返信のお願い
- 締めの言葉
という流れになります。
進捗報告なら、
- 結論
- 完了したこと
- 進行中のこと
- 課題
- 次の予定
- 確認してほしいこと
という流れです。
ChatGPTには、こう頼めます。
この作業を毎回使えるテンプレートにしたいので、基本の流れを整理してください。
これだけでも、かなり形になります。
最初から完成文を作ってもらうより、まず流れを整理してもらうのがおすすめです。
流れが見えると、どこを固定して、どこを毎回変えるべきか分かりやすくなります。
空欄つきのテンプレートにしてもらう
流れが整理できたら、空欄つきのテンプレートにしてもらいます。
ここが大事です。
テンプレートは、毎回変える部分が分かりやすくないと使いにくいです。
たとえば、メールなら、
- 〇〇様
- 【要件】
- 【候補日】
- 【確認してほしいこと】
- 【返信期限】
のように、差し替える場所を作ります。
報告文なら、
- 【現在の状況】
- 【完了したこと】
- 【未完了のこと】
- 【課題】
- 【次にやること】
- 【確認事項】
のようにできます。
空欄があると、次に使うときに迷いません。
「ここを埋めればいいんだな」と分かるからです。
テンプレートは、読むための文章ではなく、使うための道具です。
だから、差し替え部分を分かりやすくしておきましょう。
そのまま使えるテンプレート化プロンプト
ここからは、実際に使えるプロンプト例を紹介します。
そのまま貼り付けても使えます。
自分の仕事に合わせて、作業内容だけ入れ替えてください。
仕事の型を作るプロンプト
まずは、繰り返し作業の型を作るプロンプトです。
プロンプト例：
以下の仕事を、毎回使えるテンプレートにしたいです。
まず、作業の流れを整理したうえで、空欄つきのテンプレートを作ってください。テンプレート化したい仕事：
・毎週の進捗報告入れたい内容：
・今週やったこと
・進んでいること
・止まっていること
・困っていること
・来週やること
・確認してほしいこと出力形式：
・基本の流れ
・空欄つきテンプレート
・使うときの注意点実務でそのまま使いやすい形にしてください。
このプロンプトでは、最初に「流れ」を出してもらうのがポイントです。
いきなり文章だけを作るより、テンプレートとして使いやすくなります。
メール文をテンプレート化するプロンプト
次は、メール文をテンプレート化するプロンプトです。
プロンプト例：
以下のメールを、毎回使えるテンプレートにしてください。
用途：
・日程調整メール入れたい内容：
・相手への挨拶
・候補日の提示
・都合の確認
・必要に応じて別日程も可能と伝える
・返信のお願い条件：
・丁寧だけど堅すぎない文章
・社外向けに使える表現
・毎回変更する部分は【】で空欄にする出力形式：
・件名テンプレート
・本文テンプレート
・差し替える項目一覧
・使うときの注意点
メールは、テンプレート化の効果が分かりやすいです。
毎回、最初の一文で止まらなくて済みます。
「お世話になっております」の次に何を書くか。
候補日をどう並べるか。
締めをどうするか。
こういう小さな迷いが減ります。
作業手順をテンプレート化するプロンプト
作業手順もテンプレート化できます。
人に説明するときや、自分で毎回確認するときに便利です。
プロンプト例：
以下の作業を、毎回使える作業手順テンプレートにしてください。
作業内容：
・WordPressでブログ記事を投稿する入れたい手順：
・タイトルを入力する
・本文を貼り付ける
・カテゴリを設定する
・スラッグを設定する
・メタディスクリプションを入力する
・アイキャッチ画像を設定する
・代替テキストを入力する
・PC表示を確認する
・スマホ表示を確認する
・公開する出力形式：
・作業前に準備するもの
・作業手順
・公開前チェック
・抜け漏れしやすいポイント初心者でも使いやすいように、分かりやすく整理してください。
このように作っておくと、毎回の確認が楽になります。
特に、WordPress投稿のように項目が多い作業は、テンプレート化と相性がいいです。
テンプレートを使いやすくするコツ
テンプレートは、作っただけでは終わりではありません。
実際に使いやすい形に整えることが大事です。
ポイントはこの3つです。
- 空欄を分かりやすくする
- 毎回変える部分と固定する部分を分ける
- 使ったあとに少しずつ直す
空欄を分かりやすくする
テンプレートで大事なのは、どこを変えればいいか分かることです。
たとえば、
- 【相手の名前】
- 【要件】
- 【候補日】
- 【期限】
- 【確認してほしいこと】
- 【次の対応】
このようにしておくと、使うときに迷いません。
逆に、完成文のようにきれいすぎるテンプレートは、どこを変えるべきか分かりにくいことがあります。
そのまま使えそうに見えるけれど、実際には毎回どこか直さないといけない。
それだと、かえって面倒です。
テンプレートは、少し未完成なくらいでいいです。
空欄が見えている方が、実務では使いやすいです。
毎回変える部分と固定する部分を分ける
テンプレートでは、固定する部分と毎回変える部分を分けます。
固定する部分は、毎回考えなくていいところです。
たとえば、
- 挨拶文
- 基本の流れ
- 確認項目
- 締めの言葉
- 報告の順番
毎回変える部分は、状況によって変わるところです。
たとえば、
- 相手の名前
- 日付
- 金額
- 内容
- 期限
- 添付ファイル名
- 次の対応
ここを分けておくと、テンプレートが使いやすくなります。
毎回変えるところだけ見ればいいからです。
仕事の負担を減らすには、「毎回考えなくていい部分」を増やすことが大事です。
使ったあとに少しずつ直す
テンプレートは、最初から完璧に作る必要はありません。
むしろ、使ってから直す方がいいです。
実際に使ってみると、
「この言い方は少し堅いな」
「この項目はいらないな」
「ここに確認事項を入れた方がいいな」
「順番を変えた方が分かりやすいな」
ということが出てきます。
それで大丈夫です。
テンプレートは、一度作って終わりではなく、使いながら育てるものです。
ChatGPTにも、こう頼めます。
このテンプレートを実際に使ってみたところ、少し堅く感じました。
丁寧さは残したまま、もう少し自然な文章に直してください。
または、
このテンプレートの項目が多すぎるので、実務で使いやすいように短くしてください。
こうやって少しずつ直すと、自分の仕事に合うテンプレートになっていきます。
テンプレート化でよくある失敗
テンプレート化は便利ですが、やり方を間違えると使わなくなります。
よくある失敗も見ておきましょう。
最初から完璧なテンプレートを作ろうとする
一番多いのは、最初から完璧なテンプレートを作ろうとすることです。
「どうせ作るならちゃんと作りたい」
「抜けがないようにしたい」
「きれいに整えたい」
その気持ちは分かります。
でも、最初から完璧を目指すと進みません。
テンプレート作り自体が重い仕事になります。
本来は、毎回の作業を楽にするためのものです。
それなのに、テンプレート作成で疲れてしまったら本末転倒です。
最初はざっくりで大丈夫です。
よく使う流れだけ作る。
空欄を入れる。
一度使ってみる。
それくらいで十分です。
固すぎて使いにくくなる
テンプレートが固すぎるのも、よくある失敗です。
丁寧に作りすぎて、実際の仕事に合わない。
文章が堅すぎる。
項目が多すぎる。
毎回直す部分が多い。
使うたびに違和感がある。
こうなると、結局使わなくなります。
テンプレートは、きれいな見本ではなく、普段の仕事で使う道具です。
少しラフでも、使いやすい方がいいです。
特にメールや報告文は、自分の言葉に近い方が使いやすくなります。
ChatGPTに作ってもらった文章が少しAIっぽいと感じたら、こう頼んでください。
もう少し自然で、人が普段の仕事で使うような文章にしてください。
丁寧さは残しつつ、堅すぎない表現にしてください。
このひと手間で、だいぶ使いやすくなります。
作った場所が分からなくなる
意外と多いのが、作ったテンプレートの置き場所が分からなくなることです。
せっかく作ったのに、次に使うときに見つからない。
「あれ、どこに保存したっけ」
「前に作った気がする」
「探すより書いた方が早いかも」
こうなると、テンプレート化の意味が薄くなります。
だから、保存場所も決めておきましょう。
たとえば、
- Googleドキュメント
- Notion
- Word
- メモアプリ
- WordPress下書き
- 社内共有フォルダ
- 自分用テンプレート集
どこでもいいですが、「ここにある」と分かる場所にまとめます。
おすすめは、用途ごとに分けることです。
- メールテンプレート
- 報告文テンプレート
- チェックリスト
- 作業手順
- 投稿作業テンプレート
こうしておくと、あとで探しやすくなります。
テンプレートは、作ることより「すぐ取り出せること」が大事です。
まとめ：仕事のテンプレート化は、未来の自分を助ける準備
毎回同じ作業をゼロから考えるのは、思った以上に疲れます。
同じようなメール。
同じような報告。
同じような確認。
同じような作業手順。
小さなことでも、毎回考えていると時間も集中力も使います。
そんな作業は、ChatGPTを使ってテンプレート化しておくと楽になります。
ポイントは、次の流れです。
- 繰り返している作業を書き出す
- よく使う流れを整理する
- 空欄つきテンプレートにする
- 固定部分と変更部分を分ける
- 使いながら少しずつ直す
- 保存場所を決める
テンプレート化は、仕事を雑にすることではありません。
毎回考えなくていい部分を減らして、本当に考えるべきところに時間を残すための工夫です。
疲れている日でも、忙しい日でも、最低限の形にできる。
それだけで、仕事の負担はかなり変わります。
毎回同じ作業で疲れているなら、まずは1つだけテンプレート化してみてください。
メール1つでもいいです。
報告文1つでもいいです。
チェックリスト1つでもいいです。
未来の自分が、少し楽になります。
